Le cloud est de plus en plus plébiscité par les entreprises face au (bon vieux) serveur de fichiers.

En ce qui concerne le partage de documents dans un entreprise, le serveur de fichiers a longtemps régné comme seul maître. Ce constat a tendance à s’inverser, puisque les entreprises sont de plus en plus nombreuses à adopter le cloud.

Les besoins de partage de documents et d’accès distants des entreprises

Que l’on soit un grand groupe ou une petite PME, la gestion des fichiers dans l’entreprise est une réelle problématique. Chaque collaborateur doit avoir accès à ses documents et ses fichiers pour pouvoir travailler. La sécurité informatique étant primordiale, il est impensable de ne compter que sur l’espace disque du poste d’un utilisateur, l’ordinateur pouvant lâcher à tout moment… En outre, de plus en plus de données sont traitées et échangées, l’espace disque est donc rapidement saturé. D’autre part, le travail d’équipe et le travail à distance se sont développés, et les collaborateurs travaillant à plusieurs sur un projet ont besoin de pouvoir partager leurs documents entre eux et d’y accéder depuis n’importe où.

Afin de répondre à ces problématiques, les entreprises ont installé des serveurs de fichiers, permettant ainsi de mettre en réseau les collaborateurs en leur offrant la possibilité d’avoir accès à des dossiers partagés. Mais les besoins des utilisateurs et des entreprises ont depuis évolués, et le serveur de fichiers est devenu obsolète, au profit des solutions cloud, plus faciles à mettre en place, plus flexibles et moins onéreuses.

Remplacer un serveur de fichiers par une solution cloud : pourquoi ?

Concrètement, un serveur de fichiers permet de relier un poste jouant le rôle de serveur aux postes des utilisateurs (postes clients), tout en les mettant en réseau. Les utilisateurs se connectent au réseau, et accèdent à leurs dossiers et documents, qu’ils partagent (ou non) avec leurs collègues. Le serveur de fichiers permet donc de partager des documents avec l’ensemble de son équipe… mais seulement sur les postes installés en interne dans le siège de l’entreprise.

Si le serveur de fichiers a longtemps été une solution idéale pour accéder à ses documents dans l’entreprise, il est n’est aujourd’hui plus suffisant pour répondre aux besoins de collaboration et de travail mobile des utilisateurs, ou aux problématiques liées aux configurations multi sites des entreprises. Les solutions cloud permettent par contre de proposer à vos salariés d’accéder à leur fichiers d’où ils le souhaitent, et de pouvoir bénéficier de nombreux outils collaboratifs, pour favoriser leur travail en équipe et à distance.

Voici pourquoi le cloud est une alternative au serveur de fichiers idéale.

Parce que le cloud coûte moins cher qu’un serveur de fichiers

Installer un serveur de fichiers représente un investissement important pour une entreprise, en terme d’argent mais aussi de temps humain. En plus du coup d’acquisition du matériel et des licences logicielles, il faut aussi savoir qu’un serveur de fichier ne peut être administré par un novice en informatique. En effet, un informaticien aguerri est indispensable pour installer, paramétrer et assurer la maintenance d’un serveur de fichier. Ces tâches devront donc soit être supportées en interne par un collaborateur existant ou nouvellement embauché, soit être réalisée par un prestataire extérieur moyennant finances, ce qui n’est pas toujours aisément réalisable pour une PME. En savoir plus sur les coûts d’un serveur de fichier.

Les solutions cloud en mode service (SaaS), sont beaucoup moins lourdes à mettre en place. Ce mode de cloud signifie en effet qu’il suffit de vous abonner à un service, comme un forfait téléphonique, pour en bénéficier. Le plus souvent, vous n’avez aucun frais d’installation, pas d’achat de licence logicielle à réaliser, et pas de modification profonde de votre système informatique. Le service est déployé en quelques heures, et vous pouvez commencer à travailler avec très rapidement. Du fait de la mutualisation des ressources entre les clients des solutions cloud, les coûts sont plus faibles que ceux liés à l’installation d’un serveur de fichiers. De plus, les mises à jours sont déployées automatiquement, et vous n’avez plus aucune maintenance à réaliser.

Parce que je suis toujours sûr d’avoir accès à mes données grâce au cloud

Lorsque vous utilisez un serveur de fichiers, c’est comme si vous stockiez vos données sur un ordinateur. Or, ce type de matériel peut facilement tomber en panne, vous exposant donc à une perte de données partielle ou totale. Pour vous éviter de subir un sinistre informatique, vous devrez donc procéder à des sauvegardes. Cela implique deux possibilités : soit vous équiper d’un second serveur de fichiers dans l’unique but de sauvegarder les données stockées sur le premier, soit passer par un prestataire extérieur ou acheter un logiciel de backup. Dans tous les cas, des solutions onéreuses et pas vraiment pratiques…

A l’inverse, vous n’avez plus à vous en soucier lorsque vous optez pour une solution cloud. Un dégât des eaux survient dans votre entreprise ? Et bien si avec des serveurs de fichiers, ceux-ci auraient pu être endommagés et vos donnés perdues, avec une solution cloud vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel autre ordinateur, mobile ou tablette. En effet, l’accès distant est bien plus simple via le cloud (il suffit d’une connexion Internet, plus besoin de mettre en place une connexion VPN complexe) et les sauvegardes sont réalisées quotidiennement par votre prestataire.

Parce que le VPN est complexe à installer et nécessite de très bonnes connexions Internet

Comme dit plus haut, si vous souhaitez accéder à vos documents stockés sur un serveur de fichier ailleurs que depuis votre poste au bureau, cela devient compliqué à mettre en place. Idem si vous êtes une entreprise multi-sites et que vous souhaitez interconnecter vos collaborateurs. Pour que cela soit réalisable, il vous faudra configurer une liaison VPN, ce qui encore une fois demande l’intervention d’un professionnel en informatique. De plus, pour que cela fonctionne correctement, vous devez disposer de très bonnes connexions Internet des deux côtés : dans le site où se trouve le serveur de fichiers, et là où vous souhaitez accéder au réseau (un autre site, chez vous…).

Avec le cloud c’est beaucoup plus simple, vous pouvez vous connecter à vos fichiers depuis n’importe quel appareil mobile (smartphone, tablette) ou ordinateur (fixe, portable). Ainsi, vos collaborateurs peuvent travailler depuis chez eux facilement, dans les transports en commun, ou consulter un dossier chez un client par exemple. De plus grâce au logiciel de synchronisation, vous pouvez même accéder aux documents sans connexion Internet.

Parce que les solutions cloud collaboratives proposent plus de fonctionnalités qu’un serveur de fichiers

Selon la solution cloud pour laquelle vous aurez opté, vous aller bénéficier de fonctionnalités et d’outils collaboratifs que vous ne pourriez pas avoir avec un simple serveur de fichier : le partage vers l’extérieur de documents, les annotations sur les fichiers, le suivi des actions… Par exemple, grâce au cloud, lorsque vous travaillez sur un document, celui-ci sera verrouillé pour les autres utilisateurs afin d’éviter sa modification par plusieurs personnes simultanément.

Parce que les solutions cloud me permettent d’accéder à mes fichiers sur mobile

En règle générale, les fournisseurs de solutions cloud collaboratives mettent à votre disposition des applications mobiles gratuites vous permettant d’accéder facilement et intuitivement à vos documents depuis votre smartphone et votre tablette. Ce qui n’est pas possible avec un serveur de fichier. Le travail des collaborateurs étant de plus en plus mobile, cet argument à lui seul est un critère de choix important.