Beaucoup d’entreprises utilisent un serveur de fichiers interne ou un NAS dans le but de stocker leurs documents. Les professionnels se tournent souvent vers cette solution parce que les données sont stockées localement. Sont-elles plus en sécurité que sur le cloud ? Si ces équipements ont de réels avantages, il y a néanmoins quelques questions à se poser avant de prendre une décision. Faisons le point.
Définition : serveur de fichiers et NAS
- Un serveur de fichiers est un ordinateur conçu pour le stockage et la sauvegarde des données. Ainsi, il permet le partage de documents entre les collaborateurs.
- Un NAS (Network Attached Storage) a les mêmes fonctionnalités qu’un serveur de fichiers mais se présente sous une forme différente : il s’agit d’un boitier à disque dur connecté.
Même si les entreprises apprécient cette solution de stockage et de partage de fichiers en interne, elle pose plusieurs problématiques. Il existe alors une alternative qui peut s’avérer être intéressante : le cloud !
Points de réflexion sur le serveur de fichiers
Les contraintes matérielles
Un des principaux inconvénients du serveur de fichiers (ou du NAS) est le coût initial d’équipement. En effet, il représente un investissement important pour l’entreprise qui souhaite l’acquérir. A cela s’ajoute une administration complexe qui suppose d’avoir recours à un technicien qui s’y connait. Des coûts supplémentaires seront alors à prendre en compte, notamment pour les PME n’ayant pas d’informaticiens parmi leurs collaborateurs. De manière générale, les techniciens peuvent être directement embauchés par l’entreprise ou bien ils interviennent en tant que sous-traitants. Pour une petite PME, comptez environ 2000€ d’achat pour du matériel équipé (à renouveler tous les 3 ans), et 300€ par mois pour une sauvegarde distante et un prestataire informatique.
Avec NetExplorer ? En tant que fournisseur de solutions SaaS, NetExplorer vous fait bénéficier d’une solution sur mesure. Fournie clé en main, elle ne requiert aucune installation et les mises à jour sont automatiques. Avec une plateforme NetExplorer, consultez et partagez vos documents en toute simplicité depuis votre ordinateur ou même votre téléphone. Bénéficiez d’une offre adaptée à vos propres besoins et flexible ! Avec NetExplorer, évitez des dépenses en matériel et en licences logicielles.
La sauvegarde et la pérennité des données
Le serveur de fichiers permet de stocker les données et de les partager entre différents collaborateurs. Mais comme un ordinateur simple, il sauvegarde vos données sur son disque dur local. Cela signifie que s’il tombe en panne un jour, le risque de perdre l’intégralité de vos données est présent. Pour remédier à cette problématique, vous pouvez choisir de vous équiper avec un second serveur, sur lequel vous pourrez sauvegarder vos données. Mais cela suppose de doubler votre investissement matériel. Si les locaux de votre entreprise subissent un dégât des eaux ou un incendie, l’intégralité de vos données avec vos deux serveurs risque d’être perdue. Ces situations soulèvent la question de la pérennité de vos données. En cas de panne majeure, il faut restaurer entièrement le serveur, tout réinstaller et sous réserve que votre technicien soit disponible, cela peut prendre 1 à 2 jours entiers.
Avec NetExplorer ? Vos données sont sauvegardées dans un Datacenter situé en France, à Paris.Chaque jour, elles sont stockées dans un second Datacenter, également situé en région parisienne, mais géographiquement distant. Votre plateforme NetExplorer dispose d’une corbeille vous permettant de restaurer des documents supprimés par inadvertance, comme sur un PC ou un Mac. Mais en cas de suppression définitive d’un document ou d’un dossier, NetExplorer peut vous les restaurer jusqu’à 30 jours après suppression.
L’accès distant sécurisé et le partage de fichiers
Le serveur de fichiers ou le NAS permettent d’accéder aux fichiers depuis des postes en interne, mais qu’en est-il de l’accès distant ? Si votre collaborateur souhaite accéder aux données pendant un déplacement, chez un client par exemple, il devra obligatoirement avoir accès à Internet, et bénéficier d’une très bonne connexion sous peine d’avoir un temps de téléchargement très long. L’accès mobile, quant à lui est impossible. Tout comme l’accès hors-ligne aux documents. Avec un serveur de fichiers, vos collaborateurs peuvent accéder aux documents en interne, via les postes reliés au réseau. Mais comment faire si votre entreprise dispose de plusieurs bureaux, ou d’autres sites à l’international ? Le partage et l’accès aux données est alors quasi impossible ou alors très coûteux.
Avec NetExplorer ? Accédez à vos documents depuis partout avec votre identifiant et votre mot de passe. Les données sont disponibles pour tous les collaborateurs, où qu’ils soient. Avec NetExplorer, vous pouvez créer un espace de partage ou générer un lien sur un fichier afin de partager des documents avec vos clients par exemple. Vous accédez également à vos données depuis partout et vous partagez facilement des documents volumineux. Grâce à NetSync, le logiciel de synchronisation de NetExplorer, vous pouvez accéder à vos documents sans connexion Internet, en mode hors ligne. Enfin, utilisez NetExplorer Mobile et consultez vos documents sur vos smartphones et tablettes depuis n’importe où !
La traçabilité et la confidentialité
Il est difficile de bénéficier d’une réelle traçabilité et d’une confidentialité optimale pour vos données sans l’aide d’un spécialiste en informatique. Le technicien devra configurer le serveur de fichiers de façon à ce que, par exemple, seul le service comptabilité ait accès au dossier “factures”. La démarche doit dans ce cas être répétée dès la création d’un nouveau dossier. Cela peut donc être assez répétitif.
Avec NetExplorer ? En tant qu’administrateur, vous gérez facilement les droits d’accès des utilisateurs pour chaque dossier et document. Vous disposez d’une traçabilité totale des actions de chaque utilisateur grâce aux journaux d’événements. La timeline retrace l’historique de chaque document : en un coup d’œil vous savez qui a consulté, modifié ou téléchargé le document !
Rétention des données et sécurité
NetExplorer assure la qualité de ses services grâce à un contrôle total de la solution, du développement à l’infrastructure d’hébergement. Ainsi, vous êtes le propriétaire de vos données et pouvez les récupérer à tout moment. La sécurité de vos données est au cœur de notre métier, c’est pourquoi elle est primordiale pour nous !
Serveur vs NetExplorer
| SERVEUR DE FICHIERS | NETEXPLORER | |
| Coût du matériel | Élevé | Aucun |
| Administration | Nécessite un informaticien | Simple |
| Espace de stockage | Souvent surdimensionné | Sur mesure |
| Mes locaux ont subi des dommages, mes serveurs sont touchés… | Mes données sont perdues | J’accède à mes données depuis n’importe quel poste |
| J’ai supprimé définitivement un document par inadvertance | Le fichier est perdu | Je peux le récupérer jusqu’à 30 jours après sa suppression |
| Je souhaite accéder à mes documents avec un appareil mobile, c’est… | Impossible | Possible |
| Je peux partager des documents avec des collaborateurs d’autres sites | Je fais appel à un prestataire pour mettre en place une liaison VPN | Les collaborateurs accèdent à leurs documents où qu’ils soient en toute sécurité |
| Je veux partager un document avec un client | Je l’envoie par email en PJ et j’ai des problèmes lorsqu’il est volumineux | Je peux créer un lien de partage peu importe la taille/format et je peux suivre sa diffusion |
| Je souhaite gérer les droits d’accès | J’ai besoin d’un informaticien | Je gère simplement les droits via le dashboard administrateur |
| Je peux avoir une traçabilité des actions des utilisateurs | Non | Oui, avec la timeline et les journaux d’événements |
| Je prends l’avion et souhaite continuer à accéder à mes documents | Je les copie sur une clé USB et les fusionne dès que je rentre au bureau | NetSync resynchronise automatiquement mes documents dès que j’ai un accès Internet |
Pour en savoir plus concernant la solution NetExplorer, n’hésitez pas à nous contacter au : 05 61 61 20 10.
