La dématérialisation en entreprises est l’une des conséquences des récentes innovations digitales. Mais elle ne concerne pas uniquement les documents. Il est désormais possible de dématérialiser les signatures. C’est ce qu’on appelle communément la signature électronique. Prévoyez-vous d’utiliser la signature numérique dans votre entreprise ? Découvrez ici son fonctionnement, ses spécificités et les différentes utilisations possibles.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Contrairement aux idées reçues, la signature électronique n’est en aucun cas le scan d’une signature manuscrite. C’est un procédé technique utilisé pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la provenance d’un document informatique sous la forme d’une suite de nombre associée à un fichier et au signataire. Elle se fonde sur un ensemble de calculs informatiques par lequel le signataire donne son approbation juridique sur un document électronique. Au même titre que la signature manuscrite, la signature numérique fait intervenir trois éléments incontournables : le document, l’outil de signature, et le signataire.
Elle permet d’authentifier de façon crédible l’auteur d’un fichier numérique (JPG, .docx, XML…) et de garantir l’intégrité du fichier signé.
Quelle est la fiabilité d’une signature dématérialisée ?
Selon la réglementation européenne elDAS, on distingue trois degrés de fiabilité pour la signature numérique :
- la signature électronique simple,
- la signature numérique avancée,
- la signature dématérialisée qualifiée.
Avec une signature numérique simple, une personne peut donner son accord sur un document présentant de faibles risques financiers et juridiques. C’est le cas par exemple des contrats de bail, de travail, d’adhésion…
La signature électronique avancée offre plus de sécurité. Sa réalisation requiert la vérification de l’identité du signataire et l’utilisation d’un certificat numérique porté dans différents supports. Ces derniers peuvent être une carte d’identité électronique, une carte à puces, ou une clé USB par exemple. Ils ont pour fonction d’identifier le signataire et de sceller le document. Pour signer les actes comme les contrats d’assurance et des documents bancaires, c’est la signature électronique avancée qu’on utilise.
La signature dématérialisée qualifiée quant à elle est la plus fiable. Elle repose sur un certificat électronique délivré et approuvé par une autorité officielle (ANSSI). C’est ce type de signature qui est adapté aux actes authentiques d’avocats et à des contrats publics (passation de marchés dématérialisés…).
Les avantages de la signature électronique
Les avantages qu’offre la signature dématérialisée sont multiples. Elle permet de raccourcir considérablement les délais de traitement des documents dans votre entreprise. Vous n’avez en effet plus besoin de faire déplacer vos clients et partenaires ou d’envoyer des courriers papier à signer. Un simple e-mail vous permet en l’espace d’une minute d’avoir un accord.
Avec la signature numérique, l’impression de vos documents sensibles n’est plus une nécessité. Par conséquent, vous les gérez plus facilement et réduisez vos charges d’archivage papier. La signature dématérialisée vous permet aussi de faire des économies (par exemple, vous économisez l’envoi de lettres postales – enveloppe, timbre, papier, encre…). Vous pouvez également parapher vos documents depuis n’importe où. Il vous suffit d’avoir à votre disposition un smartphone, une tablette ou un ordinateur.
Pour faire signer un document par une personne ou un groupe de personnes, la signature numérique est très pratique.
Comment adopter une signature électronique ?
Pour utiliser la signature électronique dans votre entreprise, vous devez premièrement choisir l’un des trois niveaux de signature numérique. Ensuite, vous devez contacter un prestataire spécialisé dans la certification électronique. L’offre (sous forme de forfaits ou abonnements) à laquelle vous devez souscrire doit être adaptée à vos besoins. L’étape suivante est l’obtention de votre certificat d’identité numérique. Il permettra d’identifier de façon formelle le signataire. Vous aurez donc à faire la demande de votre certificat électronique auprès d’une « Autorité de certification » avalisée par l’État. Enfin, vous aurez à installer le logiciel de signature électronique. Gardez à l’esprit que le certificat électronique n’est pas la propriété de l’entreprise. Il ne représente pas votre société, mais plutôt le chef d’entreprise.
Quelle est la valeur juridique de la signature numérique ?
Vous n’avez aucune crainte à avoir par rapport à la validité légale de la signature numérique. En France, elle a la même valeur juridique que la signature traditionnelle. La loi garantit en effet la fiabilité de tout acte à laquelle une signature électronique est rattachée. Par conséquent, un document signé électroniquement peut être une preuve en cas de litige devant la justice. Mais, cela n’est directement possible que lorsqu’une signature « avancée ou qualifiée » a été utilisée. S’il s’agit d’une signature « simple », votre entreprise doit prouver que le procédé de signature est fiable.
Dans quelles circonstances peut-on utiliser la signature dématérialisée ?
La signature électronique peut être utilisée dans toutes les situations où l’on est en présence d’un document dématérialisé. Par exemple, les contrats, avenants, paiements, abonnements et devis peuvent être paraphés par une signature numérique. Son utilisation est d’ailleurs très intéressante dans de nombreux secteurs, pour les professions juridiques et les appels d’offres. Les services de formation, les banques et les assurances sont également concernés. Pour le secteur de la formation par exemple, la signature numérique facilite les opérations de contrôle de présence et de signature des conventions.
Il existe même des situations dans lesquelles vous utilisez déjà la signature dématérialisée sans vous en rendre compte. Lorsque vous saisissez par SMS un code pour approuver un paiement, vous réalisez déjà une signature numérique. En effet, l’envoi du code active un certificat numérique unique.
La signature dématérialisée vous permet d’authentifier un document numérique. Mais, il est nécessaire que ce dernier soit bien protégé dans un environnement Cloud sécurisé. Pour la gestion de vos fichiers numériques, l’expertise de NetExplorer vous accompagne. Nous vous proposons des solutions performantes et sur mesure pour gérer et partager vos données numériques en interne et avec des intervenants externes. Notre plateforme 100 % française est facile à prendre en main et s’intègre facilement dans l’architecture de votre système informatique, peu importe la taille et les spécificités de votre entreprise.
Que peut-on retenir au final sur la signature électronique ? Procédé cryptographique asymétrique par lequel une personne peut authentifier un document numérique, la signature électronique a la même force probante que la signature manuscrite. Elle peut même rendre un document valide pour servir de preuve devant la justice. Les avantages liés à son utilisation dans une entreprise sont nombreux. L’utiliser vous permet de sécuriser vos échanges, de valider expressément vos actes et contrats, d’optimiser la gestion des documents et d’améliorer votre efficacité. N’hésitez pas à faire appel à des experts du Cloud pour la gestion sécurisée de vos documents dématérialisés authentifiés ou non.
