Les entreprises sont appelées à gérer des projets au quotidien. Les différentes équipes d’une entreprise doivent ainsi collaborer pour la réussite desdits projets. Le travail collaboratif peut néanmoins s’avérer fastidieux si l’on n’exploite pas les méthodes ou outils optimaux. C’est dans ce sens que la mise en place d’une plateforme collaborative comme celle proposée par NetExplorer est primordiale pour le bon déroulement des activités de l’entreprise. Découvrez les avantages que les plateformes collaboratives procurent aux entreprises.

Plateforme collaborative en ligne : de quoi s’agit-il ?

Pour mieux appréhender le sens des plateformes collaboratives, il convient de les définir et de donner un aperçu de leurs fonctionnalités.

Plateforme collaborative : définition

Une plateforme collaborative est un espace de travail en ligne qui regroupe les ressources et les outils afin de simplifier la communication et les interactions des employés autour des projets de l’entreprise. La raison d’être des plateformes collaboratives est surtout de démocratiser l’accès à l’information et de favoriser la collaboration dans le suivi des projets en cours. Les équipes peuvent ainsi mieux travailler en synergie tout en se facilitant la tâche pour gagner en efficacité dans la conduite des projets. NetExplorer propose cette solution en permettant aux employés de travailler à plusieurs en même temps sur le même dossier.

Les fonctionnalités d’une plateforme collaborative

Si les plateformes collaboratives facilitent le déroulement du travail entre employés au sein des entreprises, c’est grâce à leurs fonctionnalités aussi innovantes que intuitives. En effet, une plateforme de travail collaboratif propose des outils et des fonctionnalités comme :

• Le partage et la coédition de documents entre collaborateurs (tableurs, présentations, fichiers textes…) en temps réel ;
• La révision des documents juridiques ou contrats en équipe, et en temps réel avec annotations ou commentaires directement intégrés aux fichiers ;
• Les espaces de discussions en ligne instantanés ;
• Les fonctionnalités de visioconférence et de partage d’écran.

En passant par NetExplorer, vous pourrez bénéficier d’une plateforme collaborative regroupant toutes ces fonctionnalités utiles au fonctionnement de votre entreprise.

Les avantages d’une plateforme collaborative pour l’entreprise

En tant qu’entreprise publique ou privée, vous avez beaucoup à gagner à mettre une plateforme de travail collaboratif en place. Entre le gain de temps, l’amélioration de la communication et la création de valeur, les plateformes collaboratives sont assez bénéfiques pour les entreprises et leurs salariés.

Le gain de temps dans la gestion des projets

L’utilisation d’une plateforme collaborative fait gagner du temps aux différentes équipes de votre entreprise. La complexification des métiers, la multiplication des projets et la diversité des outils de travail entraînent souvent la perte d’efficacité des salariés. Ces différents aspects influencent en effet la cohérence globale du pilotage des équipes qui fournissent malheureusement des performances en dessous de celles escomptées.

La mise en place d’une plateforme collaborative permet à chaque salarié de travailler dans des conditions propices à une productivité optimale. Les informations nécessaires à la bonne marche des activités sont centralisées en un seul endroit et les tâches quotidiennes sont réellement simplifiées (mise à jour, reporting, envoi ou échange d’information par mail…).

Amélioration de la communication sur les projets

Si vous misez sur une plateforme collaborative comme celle de NetExplorer, la communication des équipes qui travaillent sur vos projets d’entreprise connaîtra une grande amélioration. Concrètement, la plateforme collaborative opère une centralisation des données essentielles (objectifs, directives, planning, avancement…) que les managers souhaitent mettre à la disposition de leurs collaborateurs. L’accès à ces informations est une condition sine qua non pour la réalisation effective des tâches quotidiennes. En centralisant ces données dans un emplacement unique, la plateforme collaborative offre une information contextualisée et en temps réel aux équipes de gestion des projets.

Le développement de l’innovation participative

L’un des grands avantages des plateformes collaboratives est qu’elles favorisent l’innovation participative. Cela s’observe principalement à deux niveaux : la mise en place des règles du jeu de l’innovation et la participation effective de toutes les équipes à la concrétisation des projets. Concernant le premier point, une plateforme collaborative fournit les sujets sur lesquels les salariés vont proposer des idées ainsi que les techniques d’analyse et d’arbitrage des idées recensées. Elle favorise ensuite l’échange d’idées entre les travailleurs, le suivi de l’évolution des initiatives jusqu’à la concrétisation des projets.

La capitalisation des connaissances ou données

Même si beaucoup d’entreprises semblent ignorer l’importance de la réutilisation des connaissances acquises, il n’en demeure pas moins qu’elle représente une bonne source d’évolution. Or, au fur et à mesure de son utilisation, la plateforme collaborative peut devenir une véritable base de savoirs ou de connaissances internes. Au lieu de perdre du temps et de l’énergie sur des étapes basiques, les équipes peuvent donc s’appuyer sur l’expérience et l’expertise des projets précédents pour avancer rapidement.

La création de valeur au sein de l’entreprise

Le manque de créativité des travailleurs est le plus souvent dû à la capacité de ces derniers à utiliser convenablement certains outils de gestion de projets comme Microsoft Project ou Excel. La particularité des plateformes de travail collaboratif est de faciliter l’accès des équipes de travail aux outils plus simples et intuitifs. Grâce à ces derniers, les salariés peuvent se concentrer pleinement sur la réalisation des tâches créatrices de valeur et obtenir des résultats positifs.

Comment bien choisir sa plateforme collaborative ?

Vous avez envie de fluidifier la collaboration entre vos équipes de travail pour amorcer la croissance de l’entreprise ? L’utilisation d’une plateforme collaborative comme celle que propose NetExplorer vous permettra d’atteindre cet idéal et de parvenir à des résultats encourageants. En raison de la diversité des plateformes de travail collaboratif, il importe néanmoins de faire le bon choix en se basant sur certains critères et astuces importants.

Se poser les bonnes questions

Avant de choisir une plateforme collaborative pour votre entreprise, questionnez-vous sur les raisons qui vous amènent à adopter une telle solution. La réponse à vos interrogations vous permettra de déterminer vos attentes et besoins et ainsi vous guider à choisir la plateforme la mieux adaptée à votre entreprise.

Consulter l’avis de vos équipes de travail

L’acquisition d’une plateforme de travail collaboratif est un projet à part entière. Durant tout le processus, il est donc important d’aviser vos salariés pour qu’ils puissent donner leur avis sur la question. L’outil étant destiné à vos collaborateurs, il est impérieux qu’ils se prononcent sur les fonctionnalités essentielles que cette plateforme doit contenir. Cela permet d’éviter les plaintes et les mécontentements qui sont de nature à altérer l’état d’esprit de l’équipe.

Évaluer les garanties de sécurité de la plateforme

La question de la sécurité des données est très importante pour les entreprises. La plateforme de travail collaboratif idéale est celle qui garantit la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles. Renseignez-vous ainsi sur le dispositif de sécurité de la plateforme avant de prendre votre décision. Voici quelques caractéristiques importantes qui confirment le caractère optimal de la sécurité d’une plateforme collaborative :

• L’hébergement des données dans un data center situé en France ;
• Le chiffrement de bout en bout ;
• La présence de l’autorisation multifacteurs ;
• Les certifications fiables (HDS, PCI DSS, ISO 9001, ISO 27001…) ;
• Le contrôle et le changement des accès en cas de mouvement au sein de l’équipe de travail.

En optant pour les services de NetExplorer, vous êtes sûr de choisir une plateforme où les données seront sécurisées au maximum.

Les fonctionnalités importantes à prioriser

Si vous voulez offrir un outil de travail performant, fiable et efficace à vos salariés, vous devez prioriser certaines fonctionnalités importantes.

Accessibilité

L’accès à la plateforme collaborative doit être possible à partir de n’importe quel poste ou support. De plus, tous les membres des équipes de travail doivent pouvoir s’y connecter à n’importe quel moment de la journée. Dans ce cas précis, les collaborateurs auront tous accès aux documents et outils de travail dès qu’ils en ont besoin.

Intuitivité et convivialité

Il est important que la plateforme soit intuitive, conviviale et ergonomique. Cela permettra aux collaborateurs de vite s’approprier l’outil et de l’utiliser facilement pour accomplir leurs tâches au quotidien. Grâce à cette fonctionnalité, le suivi intégral des projets de A à Z est simple et facile.

Partage, révision de documents et recherche de contenus

Ces fonctionnalités sont très importantes pour la bonne marche du travail en équipe. Le partage de documents est une option qui permet aux collaborateurs d’échanger et coéditer des fichiers importants (fichiers textes, images, présentation, vidéos…) autour des projets. Le mode révision permet de modifier ou d’intégrer des corrections aux documents, au fur et à mesure et en temps réel. Quant à la recherche de contenus, elle permet de trouver un document, une donnée, un projet ou une archive sans effort particulier.

Si vous recherchez toutes ces fonctionnalités intéressantes pour booster les flux de travail de vos équipes, n’hésitez pas à découvrir les solutions performantes made in France que propose NetExplorer. Notre société saura vous proposer une plateforme collaborative de qualité qui répondra à vos attentes et à vos besoins.