NetExplorer for Outlook, le dernier né de NetExplorer, a nécessité 1 an d’étude et de développement. 

Retour sur ce projet qui va permettre d’envoyer des fichiers volumineux par email sans limite de taille avec Outlook.

Comment envoyer des gros fichiers par email : le constat de départ

Bien que NetExplorer fournisse des solutions cloud de partage de documents, le fait est que l’email est encore largement utilisé en entreprise. La création de dossiers partagés et synchronisés facilite la collaboration au sein des équipes, par contre, lorsqu’il s’agit d’envoyer un document à un partenaire extérieur (un client ou un fournisseur par exemple), il est plus laborieux de devoir créer un lien de partage sur le(s) fichier(s) de son choix et de le transmettre à son correspondant.

De ce fait, certains utilisateurs continuent à envoyer des fichiers par email, en tant que pièces jointes. Cette solution convient pour des documents de petite taille comme un PDF de quelques pages par exemple, mais ne fonctionne plus lorsqu’il s’agit d’envoyer des gros fichiers, ou un nombre important de pièces jointes. En effet, les clients de messagerie imposent une limitation de la taille des “PJ”, et les boîtes email des utilisateurs sont vite saturées.

Envoyer des fichiers lourds par email sans limite de taille rapidement et en toute transparence est une problématique rencontrée par bon nombre de collaborateurs. Par ailleurs, Outlook est le client de messagerie le plus utilisé en entreprise. Ainsi est né l’idée de NetExplorer for Outlook, le plugin qui permet d’envoyer des gros fichiers par email, sans limite de taille ou de nombre de pièces jointes, et sans impact sur l’espace disque des boîtes email des utilisateurs.

  Traçabilité sur le téléchargement des pièces jointes.

De plus, lors d’un envoi classique de fichiers par email, il n’y a aucune possibilité d’assurer une traçabilité sur les pièces jointes une fois qu’elles sont envoyées. Le plugin NetExplorer permet aux utilisateurs de pouvoir demander à recevoir un accusé de téléchargement, preuve que les fichiers ont bien été téléchargés par le(s) correspondant(s), et de vérifier en un coup d’oeil combien de fois la pièce jointe a été téléchargée, quand et depuis où.

Ne rien changer aux habitudes de travail des collaborateurs : les problèmes d’ergonomie

Si le plugin NetExplorer for Outlook devait permettre aux utilisateurs de pouvoir envoyer facilement par email des documents volumineux, il ne fallait changer en rien leurs habitudes de travail. Ainsi, une fois le plugin NetExplorer for Outlook installé, les fichiers sont transformés en pièces jointes intelligentes par simple glisser-déposer (drag and drop) dans l’email, comme les utilisateurs avaient l’habitude de le faire pour des pièces jointes classiques.

  Suivre le téléchargement des pièces jointes.

Un menu déroulant permet à l’utilisateur de suivre le téléchargement du fichier, et de savoir quand l’email est prêt à être envoyé.

  Recevoir des pièces jointes volumineuses facilement.

Si le plugin devait permettre une utilisation intuitive côté envoi du fichier, elle devait l’être tout autant côté réception : les correspondants externes à l’entreprise ne doivent pas être perdus pour télécharger les pièces jointes reçues.

Pour ce faire, les fichiers sont visibles et téléchargeables sous la signature de l’expéditeur. De plus, les pièces jointes intelligentesNetExplorer sont détectées par Outlook comme de vraies pièces jointes. Il est donc notifié au destinataire que l’email contient un ou plusieurs document(s) rattaché(s) , avec l’icône classique du trombone.

Le plugin NetExplorer for Outlook aujourd’hui

Le plugin NetExplorer for Outlook est dores et déjà disponible en téléchargement pour l’ensemble des clients NetExplorer. Un petit assistant de configuration aide les utilisateurs à installer le module sur leur compte Outlook. L’installation ne prend que quelques secondes.

Une offre pour les non-clients est également disponible, si vous souhaitez utiliser le plugin NetExplorer for Outlook sans souscrire à une plateforme.

Il est possible de tester gratuitement le plugin NetExplorer for Outlook pendant 30 jours, pour ce faire, rendez-vous sur notre site Internet.