La signature électronique a la même utilité qu’une signature manuscrite sur un document papier : elle permet d’authentifier l’auteur d’un document et d’en garantir l’intégrité. L’utilisation de cette technologie est de plus en plus répandue dans les entreprises, notamment en cette période de crise sanitaire, où les déplacements sont fortement limités et où le télétravail demeure la règle. Elle va aussi de pair avec la dématérialisation des documents dans les structures, face à l’avancée de la digitalisation.
La signature électronique offre en effet de nombreux avantages et notamment celui de fluidifier la conclusion d’actes administratifs et commerciaux en donnant la possibilité de signer à distance. Pourquoi et comment adopter la signature électronique dans l’entreprise ?
La signature électronique : comment ça fonctionne ?
La signature électronique est souvent confondue avec la signature numérique, qui elle, est une version scannée de la signature écrite sur papier. Les 2 n’ont pourtant pas la même valeur dans la mesure où la signature numérique n’a pas de valeur juridique, même si elle permet de reproduire fidèlement l’apparence de la signature traditionnelle.
La signature électronique est en réalité une suite de caractères produite au moyen d’une technique de chiffrement appelée cryptographie asymétrique. Elle ne peut donc pas être visible, mais garantit un certain niveau de sécurité au document, en fonction de son type, à savoir que 3 niveaux de sécurité sont prévus : standard, avancé et qualifié.
Généralement, les entreprises utilisent la signature électronique de niveau 2 (avancé) et 3 (qualifié), car elles offrent le plus de garanties en matière d’intégrité et d’authentification des actes et satisfont également à la réglementation européenne sur la Protection des données (RGPD).
La signature électronique a pour caractéristique principale d’être infalsifiable, inaltérable, irrévocable et unique donc, non réutilisable sur un autre document.
Tous les documents de l’entreprise peuvent être signés avec la signature électronique : les factures, les bons de commande, des actes notariés, les devis, les contrats de travail, les mandats, les documents juridiques, etc.
Quelle est sa valeur juridique ?
Le recours à la signature électronique s’explique avant tout par le fait qu’elle a la même valeur juridique que la signature sur papier. Ceci est d’ailleurs stipulé dans l’article 1366 du Code civil qui souligne la force probante de l’écrit électronique au même titre que l’écrit physique, à condition que son émetteur puisse être identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l’intégrité.
Le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique souligne quant à lui que seule la signature électronique qualifiée peut avoir la même valeur qu’une signature manuscrite. Pour une commande publique par exemple, la signature électronique de niveau 3 est celle qui répond à ce critère.
Le standard européen eIDAS quant à lui, fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique depuis 2016, et ce, dans toute l’Union européenne. Il est également à l’origine des 3 niveaux de sécurité des signatures électroniques.
Pour avoir une vraie valeur juridique, la signature électronique doit ainsi permettre l’identification de son émetteur par certificat électronique, et doit avoir été réalisée par le biais d’une plateforme spécifique certifiée, garantissant son intégrité entre la signature et la consultation.
Les avantages de l’utilisation de la signature électronique en entreprise
La signature électronique est un outil pratique que l’entreprise peut aisément utiliser pour optimiser sa productivité et gagner du temps dans ses processus administratifs. C’est le cas par exemple pour la formalisation des accords comme les compromis de vente et même les contrats de travail qui peut se faire à distance. Dans le contexte de la crise sanitaire, il s’agit d’un atout considérable pour optimiser le fonctionnement de l’entreprise, poursuivre le processus de recrutement, maintenir les relations commerciales, etc., malgré le télétravail.
Elle permet de gagner du temps lors de l’envoi et de l’échange de documents puisqu’il n’y a plus besoin d’imprimer le document pour le signer et le scanner ensuite pour enregistrer la version signée. De même, le document n’a plus besoin d’être transmis tour à tour aux parties s’il y a besoin de parapher, grâce à la possibilité d’envoi et de réception en simultané.
Il n’est pas rare d’ailleurs que les solutions de mise en place de la signature électronique intègrent des fonctionnalités automatisant les processus d’envoi des documents, de notifications en cas de signature en attente, etc. Ceci facilite le suivi en temps réel des données dématérialisées de l’entreprise.
Il s’agit également d’un moyen efficace pour garantir la sécurité des données dématérialisées puisque la signature électronique ne peut être ni falsifiée ni modifiée. Cela peut être utile par exemple pour lutter contre la fraude à la facture.
En outre, la signature électronique permet de réaliser des économies sur l’impression des documents et ce qu’elle implique en matière d’achat de papier, d’encre…
Finalement, cette solution peut représenter une amélioration dans les conditions de travail des collaborateurs de l’entreprise qui peuvent gagner du temps dans la gestion des démarches administratives et gagner en productivité. La signature électronique est résolument plus pratique en cette période de télétravail où tous les documents sont dématérialisés.
Mettre en place la signature électronique avec NetExplorer
La mise en place de la signature électronique dans l’entreprise nécessite le passage par une plateforme spécialisée dans le domaine et qui collabore avec un tiers de confiance qui est audité régulièrement pour garantir la conformité de la solution avec le règlement européen.
La solution NetExplorer répond à tous ces critères en permettant de la signature des documents seul ou à plusieurs, depuis n’importe quel appareil et avec une signature à valeur probante conforme avec le règlement eIDAS. Elle garantit également un suivi de l’avancement du processus de signature pour une meilleure gestion des documents.
Il est possible de se servir de la signature numérisée avec NetExplorer pour une sécurité optimisée grâce à la possibilité de conserver la traçabilité des actions dans un journal. Cette option peut être pratique pour la signature des documents à facteur de risque faible et elle est d’ailleurs gratuite.
Notre plateforme est accessible par abonnement et son utilisation par les clients ou les tiers externes à l’entreprise ne nécessite pas l’ouverture de compte utilisateur.
