Le projet de Loi de Finances 2020 rend obligatoire, à compter de 2023, la facturation électronique pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille. Cette opération s’inscrit dans le processus de transformation digitale enclenché depuis un certain temps au niveau national. Bien que la facturation électronique soit l’une des tâches les plus simples à réaliser numériquement, on constate que beaucoup d’entreprises peinent à l’adopter. Pourtant, elle représente une véritable opportunité, et assure un gain de temps considérable à toute structure qui la met en place convenablement.

Comment garantir l’authenticité des factures émises ?

Le passage à la facture numérique est avantageux en de nombreux points. Mais attention, les entreprises doivent veiller à la validité des factures aux yeux des fournisseurs, des clients et de la loi. Pour ce faire, elles doivent satisfaire certaines conditions d’édition et d’envoi.

En ce qui concerne l’édition, elle doit se faire dans un format accepté par le destinataire, dans un format non modifiable une fois édité comme le PDF, ce qui est en général géré par le logiciel de facturation. Ensuite, l’émetteur doit apposer sa signature électronique, qui garantit l’authenticité du document et l’intégrité des données. Il doit aussi disposer d’un certificat électronique réglementé, délivré par un service de certification. Cela permet d’éviter la modification brute des données sur la facture, et donc, les litiges.

Au niveau de la transmission (l’envoi des factures par email), il faut s’assurer que la facture a bien été délivrée : le client ne doit pas devoir aller chercher le mail dans les spams ou ignorer l’email en prétendant qu’il ne l’a jamais reçu. Cela implique l’utilisation d’un format de document standardisé, d’un protocole qui s’assure que le destinataire a bien téléchargé le document (avec enregistrement de la date) et que les données n’ont pas été interceptées par un tiers.

Un PDF signé peut être envoyé par voie électronique au destinataire s’il est d’accord pour l’utilisation de ce format, et vous pouvez aussi passer par un outil d’échange de fichiers sécurisé comme celui de NetExplorer. Avec des contrôles permanents de la gestion des factures, vous pourrez facilement attester de la conformité des documents transmis à l’administration fiscale.

Pourquoi la loi impose-t-elle la facturation électronique aux entreprises ?

Selon les données de l’INSEE, en 2017, 83% des entreprises de 10 à 49 personnes recevaient déjà sur certaines transactions via factures électroniques pendant que 64% en émettaient, contre respectivement 91% et 81% pour les entreprises de 250 personnes et plus. Ces chiffres témoignent de l’inévitable transition de la facturation papier vers la facturation numérique, cette dernière offrant de nombreux avantages d’ordre économique, sécuritaire, fiscal, administratif, logistique et écologique.

Les avantages économiques des factures électroniques

Le premier avantage qu’il y a à éditer ses factures via un système numérique est la suppression de certaines dépenses de l’entreprise, notamment celles liées au traitement et à l’affranchissement des factures sur papier. En moyenne, il faut compter entre 1 et 2€ pour une facture papier, contre 0,50€ pour une numérique. Le coût global de traitement, expédition comprise, oscille au total entre 8 et 9,5 euros pour la facturation papier, et autour de 5 euros pour une facture électronique (Rapport GS1 France réalisé par le cabinet CXP). Avec le numérique, la consommation d’énergie est réduite ainsi que la main-d’œuvre, ce qui entraîne aussi une baisse des coûts. Avec les factures électroniques, plus rapides à établir et moins génératrices d’erreurs, on note une amélioration de la productivité et donc, une augmentation possible du chiffre d’affaires.

Les avantages en termes de sécurité

Adopter un système de facturation électronique permet de limiter les risques d’erreur humaine, de perte et de détérioration des factures, mais aussi d’améliorer le suivi des encours. Les factures émises numériquement sont enregistrées sur les supports électroniques de la société émettrice et celle réceptrice. Une version peut également être sauvegardée sur le Cloud ou sur les serveurs des entreprises. Il devient donc aisé pour chaque partie de consulter au besoin les documents pour corriger des erreurs, réviser des commandes, etc.

Un avantage crucial qui fait pencher la balance en faveur du numérique est la réduction des erreurs de saisie ainsi que la transparence dans le suivi de la transmission.

La facturation électronique permet une gestion de la fiscalité plus simple

La facturation électronique est particulièrement intéressante en ce qui concerne le calcul de la Taxe à la Valeur Ajoutée (TVA) due par les entreprises qui en sont redevables. Cela permet de suivre en temps réel le prélèvement de la TVA. De cette manière, la taxation est facilitée, le tarif est transparent et le dirigeant de l’entreprise peut se mettre à l’abri des redressements fiscaux.

La logique est la même pour les autres charges et les taxes dues par la société. Le service comptable peut plus facilement dresser des bilans précis, car les risques d’erreurs et d’omissions sont réduits. Il est bien plus simple de calculer ses obligations fiscales pour l’entreprise, et de comprendre le détail d’un tarif pour le client.

Les avantages administratifs de la facturation

Il convient également de faire ressortir les points forts du système numérique de facturation pour la fiabilité et la promptitude de l’exécution des tâches administratives. En effectuant une analyse rapide des entités qui utilisent encore le papier, on remarque une certaine complexité dans l’acheminement, la réception des courriers et leur traitement. De plus, les risques de mauvaise organisation, de modification des factures (fraude), de perte de courrier et de retard dans les envois sont démultipliés, sans oublier qu’il n’existe pas forcément un service dédié qui reçoit et traite les factures au sein des PME.

L’automatisation du traitement des factures, à l’aide des solutions numériques, est la solution pour pallier toutes ces contraintes. C’est une alternative sérieuse et pertinente qui garantit surtout une bonne traçabilité des transactions, une bonne réception, de même qu’un traitement et un paiement accélérés.

Les avantages logistiques de la facturation électronique

La logistique de l’entreprise est grandement impactée par la facturation électronique : l’espace, le matériel d’archivage et le temps de traitement sont réduits. Avec le gain de ressources humaines et d’espace considérable, on peut espérer des économies.

Puisque le recours au service d’archivage et de courrier n’est plus nécessaire, l’entreprise fait des économies (élimination des coûts liés aux consommables papier, réduction des salaires générés par les opérations d’archivage, etc.). Les gains financiers obtenus en ce sens pourront être réinvestis dans le cœur du métier de l’entreprise.

Les avantages écologiques des factures électroniques

L’absence de papier et la baisse de la consommation énergétique sont autant d’éléments qui conduisent à la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. Les factures numériques permettent donc à la société de passer au vert. Pour aller plus loin, les gains financiers réalisés pourraient être investis dans la protection de l’environnement : création d’espace vert dans l’entreprise, installation d’une toiture végétalisée, isolation du bâtiment, passage aux sources d’énergie renouvelables, etc.