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Créée par l’ANI du 11 janvier 2013 et la loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013, la BDU ou base de données économiques et sociales regroupera l’ensemble des informations que l’employeur est tenu de remettre aux représentants du personnel. A terme, elle doit permettre de :

• constituer une base à l’information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise
• leur permettre d’avoir une vision claire sur la construction et la distribution de la valeur ajoutée
• mettre à disposition du comité d’entreprise (CE) des informations qui lui seront transmises de manière récurrente

Date de mise en place et périmètre d’implantation de la base de données unique

La BDU, obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés, devra être mise en place au plus tard :

• le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 salariés
• le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés

Son implantation devra s’étendre :

• au niveau de l’entreprise
• ou bien, selon un accord, au niveau du groupe

Dans les deux cas, il pourra être prévu des modalités d’accès, de consultation et d’utilisation par les personnes autorisées.

Des utilisateurs multiples

Outre le chef d’entreprise et ses collaborateurs autorisés, la BDU est à la disposition permanente des membres du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, des membres du comité central d’entreprise s’il existe, des membres du CHSCT (Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail), sans qu’il soit mentionné de restriction entre suppléants et titulaires, ainsi que des délégués syndicaux.

Une mise à jour régulière

Les éléments d’information devront régulièrement être mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail. L’employeur est tenu d’informer les personnes autorisées des actualisations de la BDU, selon les modalités de son choix. C’est ainsi qu’il devra fixer les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la BDU.

La base de données unique, des caractéristiques d’organisation particulières

Les informations présentent dans la BDU devront porter sur :

• l’année en cours
• les 2 années précédentes
• les 3 années suivantes, telles qu’elles peuvent être envisagées

A noter que pour l’année 2014 pour les entreprises d’au moins 300 salariés et pour l’année 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, celles ci ne sont pas tenues d’intégrer dans leur BDU les informations relatives aux deux années précédentes.

Les informations contenues par la base de données unique

Selon le code du travail, les informations contenues par la BDU devront être organisées en rubriques comme suit :

1. Investissements
2. Fonds propres, endettements et impôts
3. Rémunération des salariés & dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
4. Activités sociales et culturelles
5. Rémunération des financeurs
6. Flux financiers à destination de l’entreprise
7. Sous-traitance
8. Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe (pour les entreprises appartenant à un groupe)

Chaque rubrique devra contenir plusieurs documents apportant diverses informations aux représentants du personnel.

Confidentialité des données

Du fait des caractéristiques des informations qui seront contenues dans la BDU, certaines d’entre elles seront confidentielles. Elles devront être présentées comme telles par l’employeur, et il devra indiquer la durée du caractère confidentiel aux personnes autorisées à les consulter.

Télécharger la circulaire de la DGT du 18 mars 2014 relative à la base de données unique.

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• Organisation de la base de données unique : la solution est livrée préconfigurée pour classer les informations selon les 8 rubriques prévues par le Code du Travail, ou vierge pour personnaliser vous-même les espaces d’enregistrement
• Accès aux données et confidentialité :
  • NetExplorer vous permet de gérer l’accès aux données en créant divers profils :
    • Administrateur : personne en charge de gérer les comptes et l’application, il a pour mission de paramétrer l’accès aux fichiers selon les profils utilisateurs.
    • Gestionnaire : souvent responsable financier ou responsable RH, le gestionnaire est la personne chargée d’alimenter la BDU. Il doit avoir accès à la plateforme afin d’y déposer des nouveaux documents.
    • Consultation : ce profil est réservé aux représentants du personnel qui pourront accèder aux fichiers selon le paramétrage choisi par l’administrateur, sans pouvoir déposer de fichiers ou accéder à ceux dont ils n’en ont pas l’autorisation.
  • Avec NetExplorer, vous pouvez donner libre accès à votre BDU aux représentants du personnel :
    • Selon les plages horaires de votre choix (5/7 jours, de 9h à 18h par exemple) ou en libre accès 24h/24 et 7j/7.
    • En rendant votre BDU mobile : accès multisupports (tablette, smartphone, ordinateur) depuis n’importe quel appareil grâce à un identifiant et un mot de passe.
• Des services inédits pour un gain de temps précieux :de nombreux outils facilitent la gestion de votre base de données unique
  • Des alertes mail pour permettent de prévenir les utilisateurs intéressés qu’un nouveau document a été ajouté dans la BDU, ou qu’une modification a eu lieu.
  • Vous pouvez ajouter des messages et annotations à vos documents pour vous adresser à toutes les personnes qui y auront accès.
  • L’historique des actions vous permettra de savoir qui a consulté le document, quand, d’où, et quelles ont été ses manipulations (modification, téléchargement ou simple consultation).
• Sécurité : les données sont stockées sur nos serveurs situés en France, en région parisienne. Ils sont régis par la loi française, ils sont donc protégés du patriot act américain.
• Praticité :
  • NetExplorer prend en charge tout type de fichiers (Word, Powerpoint, Excel, PDF, JPEG…)
  • Grâce à l’accès mobile et multisupports, vous pouvez rédiger vos documents chez vous sur votre ordinateur personnel ou votre tablette, et les mettre en ligne sans contrainte de lieu ou de temps.
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