Hérault Logement, acteur essentiel du secteur de l’habitat social en Hérault, s’est uni à NetExplorer pour surmonter ses défis de gestion et partage de données. Grâce à cette collaboration, Hérault Logement a vu ses procédures opérationnelles et la sécurité de ses informations considérablement améliorées. Cet article explore comment cette synergie a renforcé l’efficience d’Hérault Logement, illustrant l’impact vital de la transformation numérique dans ce type de structure.
La structure Hérault Logement
Sa mission
Hérault Logement est un Office Public de l’Habitat (OPH) rattaché au Conseil Départemental de l’Hérault qui joue un rôle crucial dans le secteur de l’habitat social depuis 2020. Sa mission principale est de répondre efficacement à la demande croissante d’accès à un logement social dans le département.
Pour y parvenir, l’organisation est chargée de construire de nouveaux logements à loyer modéré, là où les besoins ont été clairement identifiés par les maires. Elle s’engage également à entretenir et à réhabiliter son patrimoine existant, pour non seulement maintenir mais aussi améliorer le confort de ses locataires.
Hérault Logement gère actuellement plus de 12 500 logements à travers le département, via quatre agences de proximité situées dans le département, et travaille autour de trois axes majeurs : la construction, la gestion, et l’aménagement de logements.
Le type de structure
En tant qu’établissement public à caractère industriel et commercial (E.P.I.C.), Hérault Logement bénéficie d’une structure unique. Cette configuration lui offre la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences spécifiques du secteur de l’habitat social, tout en restant aligné sur les objectifs de politique publique.
Le Conseil d’Administration d’Hérault Logement, composé de 23 membres, avec une majorité issue du Conseil Départemental de l’Hérault, définit les grandes orientations de l’organisation. Cette gouvernance assure que les actions d’Hérault Logement sont en parfaite harmonie avec les besoins en logement social du département, facilitant ainsi la mise en œuvre de stratégies ciblées pour l’amélioration de l’accès au logement pour les résidents de l’Hérault.
Les besoins d’Hérault Logement en matière de gestion des données
Hérault Logement se trouvait face à des défis majeurs en matière de gestion des données et notamment de partage. L’organisme avait un besoin urgent de trouver une alternative aux méthodes de partage de fichiers dites traditionnelles, souvent jugées peu sécurisées et non conformes aux exigences strictes du RGPD.
La nécessité de déployer une solution robuste de partage de fichiers s’imposait, capable de garantir la sécurité et la confidentialité des données, tout en offrant une gestion fine des droits d’accès. Cette solution devait également faciliter la gestion des projets par dossiers, permettant un partage efficace et sécurisé des informations au sein de l’organisation, ainsi qu’avec ses partenaires externes.
Le cas d’usage d’Hérault Logement
Hérault Logement possède deux cas d’usage de NetExplorer pour répondre à des besoins spécifiques en matière de partage de fichiers. Ces deux cas d’usage principaux sont adaptés à la durée et à la nature du partage de données requis.
Le partage de fichiers de manière ponctuelle
Le premier usage d’Hérault Logement de la solution NetExplorer concerne le partage ponctuel de fichiers depuis les espace privés des collaborateurs en générant des liens de partage d’une durée de vie d’1 à 3 mois.
Cette méthode assure une distribution sélective et sécurisée des informations essentielles, avec des liens de partage à durée limitée. Pour maximiser la sécurité, une procédure de purge est mise en place tous les trois mois, effaçant automatiquement les fichiers obsolètes ou inutilisés. Cette stratégie protège automatiquement contre les risques de fuites de données et simplifie la gestion des documents temporaires, un atout dans la coordination des projets à court terme.
Le partage de fichiers sur une plus longue durée
Lorsque le partage doit s’étendre au-delà de quelques mois, Hérault Logement se sert de l’espace entreprise de NetExplorer pour créer un système de dossiers “longue durée”.
Cette pratique facilite le partage collaboratif sur des projets étendus, avec des dossiers spécifiques par projet où les droits d’accès sont finement ajustés. Cette approche permet non seulement un partage efficace et organisé sur des périodes allant de 6 mois à 1 an, mais aussi une maîtrise totale de la confidentialité des données. L’intégration de ces pratiques au sein de NetExplorer illustre comment la technologie peut s’adapter à des besoins variés, garantissant à la fois la sécurité des données et la fluidité de la collaboration entre les équipes.
Cette utilisation stratégique de NetExplorer par Hérault Logement montre non seulement la flexibilité et la sécurité de la plateforme, mais souligne également son adaptabilité aux besoins variés de partage de données dans le secteur de l’habitat social. Entre 500 et 1000 collaborateurs bénéficient désormais d’un partage de fichiers sécurisé et efficace, faisant d’Hérault Logement un exemple remarquable de l’impact positif de NetExplorer dans le domaine.
Pour conclure
La collaboration entre Hérault Logement et NetExplorer illustre parfaitement comment une solution de gestion des données peut transformer le quotidien d’une structure publique. En adaptant ses fonctionnalités de partage de fichiers à court et long terme, NetExplorer a répondu aux besoins spécifiques d’Hérault Logement avec l’offre NetExplorer Share. Cette flexibilité démontre l’aptitude de NetExplorer à s’adapter à divers environnements, que ce soit pour des structures publiques ou des E.P.I.C., en offrant des solutions personnalisées qui optimisent le partage et la sécurité des données.
