Une data room offre un niveau de sécurité bien supérieur à une solution plus généraliste. Elle assure principalement un partage et un stockage de données confidentielles grâce notamment à un hébergement localisé, sécurisé et certifié.  La data room s’adapte à tous types d’organisations et est une source de performance et de sécurité pour celles-ci : architecture, immobilier, comptabilité, droit, finance, association, ressources humaines, médicale, etc.

Pourquoi choisir une data room pour son activité professionnelle ?

En choisissant une data room, vous êtes assurés de sécuriser totalement vos données sensibles et confidentielles. L’interface propose les meilleurs standards de sécurité et héberge vos documents sur des serveurs localisés et certifiés.

En tant qu’administrateur de votre data room, vous contrôlez les droits d’accès selon des profils différenciés permettant un partage de fichiers entièrement maîtrisé. Vous avez aussi accès, depuis la plateforme de la data room, à des rapports d’activités illustrant les différentes connexions des utilisateurs et quels documents ont été consultés. La traçabilité des actions est donc totale.

Vous bénéficiez d’une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Vos documents sont consultables peu importe où vous vous trouvez et depuis n’importe quel appareil. Vous modifiez et repérer facilement vos fichiers notamment grâce au moteur de recherche intégré.

Votre secteur d’activité est-il concerné ?

Les cas d’usages à l’utilisation d’une data room sont nombreux mais impliquent dans la majorité des cas une organisation dont le besoin est de mettre à disposition des données ou des informations, de manière sécurisée, à des collaborateurs d’organisations tierces, dans un contexte où la confidentialité est un enjeu primordial.

À titre d’exemples, cela comprend :

• Les agences immobilières : Les agences immobilières exploitent et échangent un grand nombre de fichiers du fait de la multiplicité des biens qu’elles gèrent et de la diversité de leurs interlocuteurs. La mobilité des fichiers de l’agence immobilière est donc primordiale. Une data room permet de centraliser l’ensemble des documents de votre agence sur une plateforme cloud. Grâce à la gestion des droits d’accès, vous sécurisez vos documents et vous pouvez les partager très facilement avec vos interlocuteurs. Vous bénéficiez d’une solution conforme au RGPD et certifiée.

• Les cabinets comptable : une solution de partage de fichiers dématérialisés permettra à votre cabinet comptable de centraliser l’ensemble des pièces comptables, de donner accès à vos collaborateurs leurs dossiers en cours depuis n’importe où, d’alerter automatiquement chaque intervenant dès qu’un document est déposé ou mis à jour et de sécuriser les accès aux données comptables afin de garantir leur confidentialité.

• La levée de fonds : L’utilisation d’une dataroom dans le cadre d’une levée de fonds permet d’augmenter le nombre d’investisseurs potentiels, le service étant accessible à tout moment et de n’importe où, une simple connexion internet suffit. La confidentialité des données est assurée grâce aux fonctionnalités offertes par la dataroom : gestion des droits d’accès aux documents, suivi des consultations en temps réel. En outre, vous pouvez contrôler l’activité des utilisateurs.

• Les cabinets médicaux : avec une data room certifiée HDS « Hébergeur de données de Santé » où vous pouvez regrouper l’ensemble de vos données, qu’il s’agisse de documents administratifs ou de dossiers de vos patients, en tout confidentialité. Partagez-les avec vos confrères, échangez avec eux facilement via les annotations, et accédez à vos données où que vous soyez : au cabinet médical, en consultation à domicile ou encore de chez vous !

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