Dans le contexte sanitaire actuel, de nombreux professionnels et enseignants utilisent les outils de visioconférence, permettant la poursuite de leurs activités : tenue de réunions, cours à distance, etc. Ces dispositifs permettent d’échanger par le biais de leur microphone ou webcam, en étant connecté à internet. S’ils sont souvent gratuits, leur utilisation n’est pas sans risque, notamment pour les données des utilisateurs. La CNIL appelle à la vigilance et conseille sur quelques règles à suivre.

Outils de visioconférence gratuits : les risques

Des outils de visioconférence totalement gratuits ne peuvent assurer la rentabilité des entreprises qui les fournissent. Souvent, elles se rémunèrent par le biais de publicités en ligne ou hors ligne, ou encore via un abonnement facultatif. Dans ce dernier cas, l’abonnement vous permet de débloquer certaines fonctionnalités, en plus de celles de base, comme le nombre d’utilisateurs simultanés sur un serveur, par exemple.

La gratuité n’est donc souvent qu’une façade et ces applications utilisent vos données (nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone…) pour rentabiliser leurs services. En plus des informations que vous avez fournies, ces outils peuvent également collecter d’autres données vous concernant, comme votre adresse IP, l’identifiant de l’appareil, ou encore des cookies… En somme, des données qui permettent de vous identifier.

Vos conversations peuvent également être utilisées pour obtenir des informations personnelles ou qui devraient rester confidentielles dans le cadre de votre métier.

Les recommandations de la CNIL pour les utilisateurs

Face à ces risques, la CNIL délivre plusieurs conseils aux utilisateurs de ces outils.

Bien lire les conditions d’utilisation

La première chose à faire est de bien lire les conditions d’utilisation. Ces applications ont en effet l’obligation d’informer leurs utilisateurs de l’usage qui sera fait de leurs données. Et pour cause, toute entreprise fournissant des services sur le sol européen doit se conformer au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Elles doivent indiquer quelles informations sont collectées et à quelles fins. Les collecter à votre insu est une violation de la loi.

En vous informant bien au préalable, vous pourrez utiliser ces outils en toute connaissance de cause.

Bien choisir son application de visioconférence

Il est préférable d’opter pour un logiciel vous indiquant clairement la manière dont vos données sont utilisées et offrant de solides garanties de protection de la vie privée des utilisateurs.

Pour faire le meilleur choix, n’hésitez pas non plus à consulter les avis dans les magasins d’applications eux-mêmes et à feuilleter les forums pour voir ce qu’en pensent les autres utilisateurs. Par ailleurs, assurez-vous que l’éditeur a mis en place des mesures de sécurité, comme le chiffrement des communications.

D’autres précautions de base

La CNIL indique également d’autres précautions de base à adopter lors de l’utilisation de ces outils. Par exemple, il est fortement déconseillé de les télécharger sur une source ou un site web inconnu.

Avant leur utilisation, essayez de limiter autant que possible les informations que vous allez fournir. Vous pouvez pour cela utiliser un pseudonyme, une adresse mail à part, paramétrer les options de confidentialité, utiliser un mot de passe distinct des autres plateformes que vous utilisez, etc. Allez aussi dans les paramètres et si vous le pouvez, limitez les possibilités d’utilisation de vos données.

Vous pourrez également adopter d’autres mesures de sécurité au quotidien, en fermant les applications sur votre téléphone ou ordinateur lorsque vous aurez fini de les utiliser. Dans la même optique, désactivez le microphone ou la webcam lorsqu’ils ne vous sont pas utiles, voire même masquez votre webcam avec un ruban adhésif ou un cache.

De manière générale, vous pouvez adopter d’autres réflexes, comme utiliser un mot de passe complexe pour votre réseau Wi-fi, tout en mettant en marche le chiffrement WPA2 ou WPA3. Il faut également mettre en place un antivirus et un pare-feu et les mettre à jour régulièrement.

La vigilance est particulièrement de mise lorsque ce sont des personnes mineures qui utilisent ces applications, dans le cas des élèves par exemple.

NetExplorer : la solution de partage de fichiers pour les besoins de l’enseignement

En plus d’outils de visioconférence fiables, les professionnels de l’enseignement ont en leur disposition d’autres solutions facilitant le quotidien de tous les acteurs. C’est notamment le cas de NetExplorer qui adapte ses services aux besoins des écoles et des universités.

Favoriser le travail collaboratif

Notre outil permet aux différents intervenants (enseignants, élèves, personnel administratif…) de centraliser les différents documents sur une seule plateforme de façon sécurisée. Ils peuvent y partager les fichiers pour les cours, les travaux réalisés, etc. Il n’y a pas de limites en matière de téléchargements ni de formats.

Il est également possible de créer des groupes entre élèves ou encore entre professeurs. NetExplorer optimise ainsi le travail collaboratif et permet à tous de gagner un temps précieux. Les différents utilisateurs peuvent avoir accès aux différents documents n’importe quand et n’importe où.

Un outil pratique

La plateforme est non seulement intuitive, mais elle est également pratique. Il est par exemple possible de modifier les documents en ligne ou, au contraire, d’en restreindre l’accès pour certains membres uniquement. Elle est également très sécuritaire. En effet, toutes les actions réalisées sur la plateforme peuvent être retracées pour savoir qui les a réalisées, à quel moment, etc.

De plus, chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un code pour accéder à la plateforme. L’administrateur peut limiter les actions réalisables par chacun (invitation, modification, lecture…).

Une sécurité optimale

La protection des données est également assurée sur la plateforme. En effet, NetExplorer propose des offres d’hébergement en cloud privé pour vous garantir une sécurité optimale. Vos fichiers sont hébergés dans deux datacenters localisés à Paris, en France. Ils sont dupliqués sur 3 supports au moins pour éviter tout risque de perte.

La qualité des infrastructures est également garantie par plusieurs certifications ISO (ISO 27001, ISO 9001). Elles sont surveillées en permanence par des agents physiques et des caméras de surveillance.

Le réseau est protégé par différents dispositifs (pare-feu, reverse proxy, load balancer), pour éviter tout risque de piratage informatique. De plus, NetExplorer respecte minutieusement le règlement européen en matière de protection de données, en plus de suivre les bonnes pratiques recommandées par la CNIL. L’utilisation des données personnelles des clients se fait dans la limite stricte des services fournis.