La profession notariale a connu de nombreux changements ces dernières années, notamment avec l’arrivée des nouvelles technologies. Le cloud fait partie des évolutions inévitables et offre de nombreux avantages qui répondent parfaitement aux besoins des notaires.

Le cloud, une plateforme sécurisée adaptée aux données sensibles des notaires

Les données des notaires sont particulièrement sensibles et doivent être traitées avec le plus grand soin. L’utilisation d’un cloud souverain permet de répondre à toutes les exigences du RGPD (règlement général sur la protection des données) en termes de sécurité et de confidentialité des données. La confidentialité des informations est garantie par l’utilisation de serveurs certifiés situés en France. De plus, toutes les données sont cryptées et l’accès à la plateforme est sécurisé par un système d’authentification à double facteur. Le cloud notarial est audité chaque année par un expert en cybersécurité indépendant afin de garantir le plus haut niveau de sécurité.

Une collaboration facilitée avec le cloud

Depuis quelques années, la profession de notaire connaît de profondes mutations, qui peuvent être fluidifiées avec l’arrivée des nouvelles technologies.

Collaborez efficacement avec différents acteurs

Le cloud permet d’accéder et d’approuver des documents directement au sein d’un espace sécurisé, qui va en plus faciliter le classement, le stockage et l’archivage. De cette façon, la collaboration nécessaires à la signature d’un acte notarié est fluidifiée et simplifiée.

• la relation client est modernisée et optimisée : les clients peuvent désormais consulter et signer leurs documents en ligne, à tout moment, et de n’importe où,
• le partage des données entre les différents professionnels est facilité,
• la gestion de l’office notarial est simplifiée : toutes les informations sont centralisées en un seul endroit et sont accessibles rapidement et facilement.

Le métier de notaire est en constante évolution, tout comme les besoins des clients. Le cloud est un atout majeur dans cette transformation et offre aux notaires de nombreux avantages pour faciliter leur travail.

Réduisez les problèmes liés au papier

Le cloud évite les transferts de mails trop nombreux et le risque de perte d’information (la loi française imposant de conserver les actes notariaux et documents officiels pendant 10 ans ou plus). La réduction des coûts d’impression et de papier, ainsi que l’empreinte carbone, est un bonus non négligeable. Les problèmes de stockage liés aux archives papier font partie du passé avec la digitalisation des offices notariaux.

Gestion des archives

Tous les documents sont stockés en toute sécurité dans un data center certifié et localisé en France, et peuvent être consultés ou imprimés à tout moment. Le système d’étiquetage des documents virtuels et de tables des matières intégré à la solution collaborative est essentiel pour le métier de notaire. Il permet de faciliter la recherche des informations digitalisées. Cette facilité à trouver une information fluidifie le montage de dossiers et permet de répondre plus rapidement aux questions des clients.

Le cloud facilite le suivi des dossiers et des échéances

Le cloud a également l’avantage de simplifier la gestion des délais et des dossiers. Tous les documents sont stockés au même endroit et peuvent être consultés à tout moment, de n’importe où. Cela permet au cabinet d’avoir une vision claire de tous les dossiers et de leur avancement. La productivité est accrue et le risque d’erreur est réduit.

Gérez mieux votre temps

Le cloud permet de gérer les rendez-vous et l’agenda en ligne. Il permet de gagner du temps et de garder une trace de tous les rendez-vous. Dans un domaine aussi réglementé que le notariat, la bonne gestion du temps est essentielle pour éviter toute erreur ou malentendu. Les délais légaux sont respectés et le client est satisfait.

Optimisez les dossiers avec de multiples intervenants

Pour monter un dossier d’achat ou de vente de bien immobilier, ou une recherche généalogique, le notaire et ses collaborateurs ont toutes les informations nécessaires à portée de main dans le cloud et peuvent les partager. Les différents acteurs peuvent ainsi travailler plus rapidement et plus efficacement, ce qui a un impact direct sur la satisfaction du client.

Gérez les ressources humaines

Le cloud offre de nombreux avantages pour la gestion des ressources humaines. Il simplifie le partage d’informations entre les employés, tant au niveau de la communication que des documents de travail. L’intranet n’est plus une entité distincte, mais intégrée à la solution collaborative. Cela facilite la gestion des informations relatives aux employés et permet de gagner du temps.

Le travail à distance des notaires facilité

Le cloud computing permet aux notaires de travailler de n’importe où dans le monde, à condition qu’ils disposent bien sûr d’une connexion internet.

Le télétravail pour les notaires

Le cloud permet également de travailler à distance en cas d’urgence. Les notaires peuvent ainsi travailler depuis leur domicile, et surtout limiter les passages des clients au cabinet, tout en assurant le même niveau de service. La digitalisation du notariat est un atout majeur à cet égard.

Signature électronique juridiquement valable

Dans ce contexte, la signature électronique sécurisée intégrée à l’espace de travail collaboratif est un atout majeur du cloud pour les notaires. Cette technologie permet de signer électroniquement des documents, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la relation client. La signature électronique sécurisée et certifiée est pleinement reconnue par l’État, ce qui garantit la validité des documents signés électroniquement.

En résumé

Le cloud offre donc aux notaires de nombreux avantages qui répondent parfaitement à leurs besoins en termes de sécurité, de collaboration et de travail à distance. Le cloud sécurisé est un outil indispensable pour les notaires qui souhaitent moderniser leurs relations avec leurs clients et optimiser leur travail.