Aujourd’hui, toutes les activités et toutes les opérations peuvent être numérisées et automatisées grâce aux diverses évolutions technologiques. Par conséquent, plusieurs organisations en ont déjà profité pour accroître leur productivité.
Cependant, d’autres entreprises continuent toujours à utiliser uniquement la documentation papier. Si vous faites partie du lot, voici les raisons pour lesquelles vous devez vous passer du papier pour adopter le numérique et ainsi faire des économies tout en protégeant l’environnement.
Réduire sa consommation de papier grâce à l’adoption du cloud
L’étape la plus évidente pour passer au digital dans une entreprise est la dématérialisation des supports. Cette solution consiste à utiliser des équipements technologiques comme des ordinateurs, une plateforme digitale et bien d’autres outils numériques en lieu et place du papier.
Vous connaissez certainement ces grandes armoires dans lesquelles on entasse des tonnes de dossiers bondés de feuilles de papier. Et bien, à l’ère actuelle de la digitalisation des entreprises, il convient de changer ces armoires pour des disques durs externes ou mieux une connexion au cloud. En effet, le digital entraîne des changements majeurs que l’on ne saurait ignorer.
Se passer du papier, un gain environnemental indéniable
D’après les estimations, 1 arbre sur 5 serait coupé pour satisfaire les besoins de l’industrie papetière. Évidemment, cette déforestation n’est pas sans conséquence. Les forêts tropicales sont celles qui paient le prix fort. Ensuite, les populations environnantes subissent également les conséquences de cette déforestation.
De plus, les archives de documents papier dans les entreprises sont difficiles à gérer et à évacuer. Les dossiers sur papier font très souvent l’objet d’une incinération. Au vu de ces remarques, il est clair que l’utilisation des supports papier cause de nombreux dégâts à l’environnement. Pourquoi ne pas s’en passer ?
Plusieurs études ont prouvé que l’empreinte carbone du digital est théoriquement moins élevée que celle du papier. Contrairement au papier, le digital n’engendre pas la déforestation. Les appareils numériques utilisés dans les entreprises ont une durée de vie raisonnable. De même, ils ne produisent que peu de déchets. Les poubelles et broyeurs de papiers perdent alors leur place.
C’est pourquoi délaisser le papier est très bénéfique pour l’entreprise. Si vous souhaitez digitaliser votre entreprise afin de préserver notre planète, vous pouvez vous offrir les services de NetExplorer. Spécialistes français de la gestion des fichiers dans le Cloud, nous proposons une plateforme pour :
- le stockage et la sécurisation des fichiers,
- le partage de fichiers,
- le travail collaboratif…
Délaisser le papier au profit du digital en adoptant les solutions de NetExplorer offre plusieurs avantages en dehors du gain environnemental. Le gain économique en est un exemple.
Se passer du papier, une solution qui permet de réduire les coûts
Lorsqu’on utilise majoritairement des documents imprimés dans une entreprise, on finit par les accumuler au fil des années. Imaginez une pièce remplie de documents accumulés pêle-mêle depuis plus d’une dizaine d’années. Quel cauchemar serait-ce si vous deviez y retrouver un document précis ? C’est pour cela que la plupart des entreprises qui fonctionnent majoritairement avec le papier prennent soin d’effectuer un archivage minutieux des documents qu’elles produisent. Il faut cependant le reconnaître, cette opération nécessite un coût non négligeable.
Si vous optez pour la numérisation de vos documents, vous pouvez ne plus avoir affaire au coût de l’archivage. Il peut s’effectuer automatiquement. De même, cette solution vous permet de réduire :
- les frais d’acquisition de papiers, d’encre et d’imprimantes,
- les frais de récupération pour les documents égarés,
- les coûts d’affranchissement des documents…
Outre ces gains, la digitalisation d’une entreprise favorise également l’instantanéité et la rapidité des échanges. C’est là encore un paramètre qui conduit à la réduction des coûts en entreprise.
Par ailleurs, l’évacuation des documents papier que l’on détruit peut revenir très cher pour l’entreprise. Or, une entreprise qui a adopté le Cloud peut réaliser la même opération en quelques clics. Non seulement elle économise de l’argent, mais elle réalise également un gain de temps substantiel.
La facilitation des échanges internes grâce au numérique
La numérisation des informations dans une entreprise conduit à l’optimisation des performances d’un point de vue opérationnel. Avec le digital, la collaboration entre les différents pôles d’une entreprise devient très facile. Chaque niveau ou service a accès facilement et instantanément aux données utiles.
C’est ce que la plateforme NetExplorer vous propose. Toutes les parties prenantes d’un projet peuvent travailler à partir d’un même espace de travail. Cela allège les tâches à réaliser en équipe. La gestion efficace et rapide des projets n’est que la suite logique d’une telle initiative.
Avec le digital, les procédures inutilement contraignantes qui consistent à envoyer manuellement et à suivre l’évolution des dossiers d’un service à l’autre sont supprimées. Le maintien, la localisation et la mise à jour des documents par des employés — avec tous les risques que cela comporte — n’existent plus. Vous réduisez concrètement de 75 % le temps de traitement dans tous les services, notamment :
- le service Comptabilité,
- le service des Ressources humaines,
- le service des Opérations juridiques.
Voici un autre aspect positif de l’adoption du numérique au détriment du papier que l’on ne perçoit que très peu. Avec le Cloud, il est facile d’archiver tous les documents en ligne (factures, bulletins de paie…), quels que soient leur taille et leur type. Cela permet de libérer de l’espace physique et visuel dans les bureaux. Puisque les locaux ne sont pas encombrés, cela facilite la mobilité des salariés en interne.
La facilitation des échanges en externe avec le Cloud
La numérisation permet aux employés de travailler hors de l’entreprise, quelle que soit leur situation géographique. Concrètement, il suffit d’avoir des accès à la plateforme collaborative que l’entreprise utilise et le tour est joué. Cette solution numérique se base sur le Cloud. Il s’agit d’un ensemble d’outils et de logiciels auxquels on peut accéder via le réseau internet.
Le Cloud fournit également une grande capacité de stockage. Il permet le partage des dossiers et fichiers en interne, mais aussi avec des partenaires externes comme les fournisseurs, les clients…
Plus besoin de se déplacer pour faire parvenir les documents aux acteurs externes ni pour en recevoir de leur part. Le partage des factures et des bordereaux dématérialisés devient rapide, facile et sans risque.
En définitive, adopter le numérique et le Cloud pour se passer du papier présente une dimension écologique non négligeable. Les entreprises existantes comme celles naissantes peuvent aussi en profiter pour réduire leurs coûts et faciliter les opérations en interne comme en externe. N’hésitez donc pas à contacter NetExplorer pour intégrer facilement l’univers du Cloud Computing et vous approprier ces avantages.
