Les entreprises multi-sites ont la possibilité de partager en toute simplicité des fichiers grâce au cloud. Bon nombre d’entreprises sont multi-sites : PME, agences immobilières ou bancaires, multinationales etc. Qui dit entreprises multi-sites, dit gestion à distance de la collaboration entre salariés.

Partage de fichiers : les problématiques rencontrées par une entreprise multi-sites 

La communication entre les différents sites d’une société implantée sur plusieurs localisations est fondamentale pour son activité. Les outils collaboratifs et de partages de documents dématérialisés sont nécessaires afin d’augmenter la productivité des entreprises et plus particulièrement celles étant localisées à plusieurs endroits. 

Les collaborateurs basés sur des sites différents peuvent en effet être amenés à travailler en équipe. Ils devront alors partager des fichiers, échanger leurs avis sur des dossiers spécifiques, se répartir les tâches etc. La problématique principale ? Pouvoir échanger facilement des fichiers. Nous savons qu’envoyer des emails prend du temps, et tout le monde ne dispose pas forcément de la dernière version du document à l’instant T. De plus, la communication au sein d’une équipe peut se complexifier à cause de la distance géographique des collaborateurs : décalage horaire, sentiment d’éloignement etc, et ainsi, peut entraîner un frein à la productivité. 

Par ailleurs, le siège de l’entreprise peut également vouloir centraliser l’ensemble des données des sites pour assurer un meilleur suivi sur l’avancée des divers projets, mais également pour mettre en commun la totalité des ressources et des fichiers.

Enfin, le travail à distance est de plus en plus courant. Il est donc nécessaire d’instaurer une solution de partage de fichiers pour entreprise multi-sites afin d’améliorer considérablement l’accès aux données et le travail collaboratif de vos équipes.

Échangez facilement des documents en entreprise multi-sites 

Opter pour une solution cloud de partage de fichiers et de travail collaboratif permet à l’entreprise multi-sites une gestion fine des fichiers et de meilleures performances de la part de ses équipes. Ces gains de productivité sont possibles grâce à diverses fonctionnalités :

• Centralisation des données : une seule et même plateforme regroupe tous les dossiers et fichiers de l’ensemble des sites de l’entreprise
• Accès aux dossiers uniformisé et rapide : il suffit d’une adresse d’accès et d’un identifiant pour accéder à toutes les informations
• Administration poussée : pour créer des comptes à chaque utilisateur ou groupe et gérer les droits d’accès 
• Espaces partagés : afin de mener à bien différents projets, chaque membre de l’équipe dispose des versions à jour des documents 
• Outils collaboratifs : aperçu, modification en ligne des documents, partage de fichiers sans limite de taille ou de format, annotations…
• Alertes emails automatiques : pour prévenir automatiquement les ayants-droits que de nouveaux fichiers sont disponibles dans un dossier partagé
• Accès aux documents en hors connexion et en mobilité : grâce à la synchronisation, travaillez sur des fichiers même sans Internet. Les applications mobiles vous offrent aussi une navigation optimale sur smartphone et tablette, pratique lors de vos déplacements.
• Partage de documents vers l’extérieur : pour envoyer des fichiers volumineux (ou non) à des partenaires extérieurs, de façon sécurisée et rapide.

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