Le stockage de fichiers dans le Cloud est devenu une excellente solution pour les entreprises. Il facilite l’accès aux données grâce à des systèmes de fichiers partagés. C’est d’ailleurs l’un des avantages du Cloud pour les professionnels qui doivent collaborer avec leurs collègues sur des projets communs. Cependant, de nombreux utilisateurs ont du mal à s’organiser entre les fichiers stockés dans le Cloud et ceux stockés en local sur leur poste de travail. Si vous connaissez la même situation, découvrez dans ce guide quelques astuces pour vous y retrouver.

Synchronisez vos données en local

Le partage des contenus est souvent une nécessité pour de nombreuses entreprises. Avoir les mêmes informations sur tous les appareils connectés (PC, ordinateur de bureau, tablettes, smartphones…) favorise une meilleure collaboration entre les travailleurs. Le rendement des activités de l’entreprise s’en trouve amélioré. Pour que tous les collaborateurs soient au même niveau d’information, il est possible que chacun transfère aux autres les fichiers qu’il modifie à partir du disque dur de son ordinateur.

Cependant, cette tâche peut s’avérer fastidieuse. Il existe une solution plus pratique : utiliser les logiciels de synchronisation de fichier en local. Ces outils de synchronisation des données stockées en local prennent souvent la forme d’applications de bureau à installer sur chaque terminal du réseau. Grâce à ces outils, les ajouts, les suppressions ou toutes autres modifications apportées à un fichier se répercuteront sur tous les autres supports administrés par le programme de synchronisation.

Le Cloud computing, une solution qui simplifie la gestion des fichiers

Pour une expérience collaborative optimisée, il est important d’assurer une synchronisation bidirectionnelle et automatique des données. Le Cloud computing assure cette tâche avec perfection. Il favorise un partage facile et rapide des fichiers entre collaborateurs, mais aussi une synchronisation des données en temps réel. Ainsi, en fonction du type d’accès, plusieurs utilisateurs peuvent lire, commenter et même modifier le contenu des fichiers partagés.

Au lieu d’installer une application de bureau pour synchroniser les fichiers stockés en local, la synchronisation dans le Cloud est gérée par des applications web intégrées au service fourni par l’éditeur. Ainsi, chaque modification effectuée sur un fichier d’un dossier est automatiquement enregistrée.

Cet enregistrement s’accompagne immédiatement d’une mise à jour au niveau de tous les autres équipements qui ont accès à l’espace partagé du Cloud. Pour mieux gérer vos données, vous pouvez donc vous en tenir uniquement au stockage dans le Cloud. C’est une solution efficace pour s’éviter les casse-têtes de tout genre.

Utilisez des solutions d’unification d’espaces de stockage Cloud

Depuis l’avènement du Cloud, les services de stockages qui proposent ce type de stockage dématérialisé se multiplient. Même s’il est conseillé d’adopter un seul environnement pour gérer des fichiers dans le Cloud, les entreprises et même les particuliers se trouvent parfois dans l’obligation d’en utiliser plusieurs. Cela peut très vite devenir problématique, car les données sont éparpillées sur divers stockages Cloud.

Heureusement, il existe des solutions qui permettent de centraliser et gérer plusieurs solutions de stockage Cloud. Ces solutions sont des outils gratuits ou payants qui utilisent des approches différentes pour proposer des fonctionnalités comme :

• la mutualisation de la gestion de vos données via une interface web ;
• la synchronisation et la sauvegarde des fichiers multi-Cloud ;
• la gestion des solutions de stockage externe comme les NAS ;
• le chiffrement des fichiers sortants…

Grâce à ces solutions de mutualisation des solutions Cloud, la gestion de vos fichiers devient plus facile. Elles vous permettent de retrouver et d’administrer en quelques clics tous vos fichiers hébergés sur des serveurs distants.

Synchronisez vos données stockées dans le Cloud depuis votre poste de travail

Pour gérer des fichiers stockés dans le Cloud, il faut généralement passer par une interface web. Cela implique d’avoir une bonne connexion internet. Cette solution ne convient pas à tous les utilisateurs. Certains préfèrent simplement ne pas utiliser une plateforme web pour la gestion des fichiers partagés dans le Cloud. La mobilité oblige d’autres collaborateurs à travailler dans des zones où la couverture internet est instable ou inexistante. Que faire dans un tel contexte ?

Généralement, les utilisateurs qui se retrouvent dans une situation pareille créent simplement des fichiers directement en local, sur le disque dur de leur appareil. Lorsqu’ils retrouvent une connexion internet, ils chargent alors les fichiers dans le Cloud. Le hic avec cette manière de procéder est de se retrouver avec différentes versions d’un même fichier, certaines stockées dans le Cloud et d’autres en local.

Cependant, il est tout à fait possible d’utiliser simultanément les deux espaces de stockage (Cloud et local) sans conflits. Il existe une solution qui vous permet de le faire tout en vous évitant des casse-têtes inutiles : l’utilisation d’un outil qui vous permet de gérer vos données stockées dans le Cloud depuis le disque dur de votre ordinateur.

Utilisez l’application NetSync de NetExplorer

Le logiciel NetSync de NetExplorer vous permet de gérer et de modifier vos fichiers stockés dans le Cloud directement depuis votre poste de travail. Avec NetSync, vous n’êtes plus obligé de passer par la plateforme web NetExplorer pour avoir accès à vos documents.

La cerise sur le gâteau, c’est que NetSync vous permet d’accéder à vos données du Cloud même sans une connexion internet. Vous pouvez ainsi traiter des fichiers en étant dans une zone sans couverture internet. Une fois la connexion rétablie, la partie modifiée est synchronisée très rapidement.

Les fichiers sont automatiquement verrouillés lors de l’édition par un utilisateur. Ainsi, cet outil de synchronisation professionnel vous évite la gestion des conflits de version ou de doublons après la synchronisation des données. Par ailleurs, ce logiciel de synchronisation est aussi doté d’un système anti-suppression involontaire qui vous garantit la sécurité de vos données.

Utilisez l’application NetExplorer Drive

Pour gérer de façon efficace vos données du Drive, depuis votre poste de travail, vous pouvez utiliser une application qui fonctionne comme une sorte de passerelle entre le Cloud et votre poste de travail. C’est par exemple le cas de l’application NetExplorer Drive. Elle a été conçue pour vous permettre d’avoir accès à l’intégralité de vos fichiers stockés dans le cloud depuis votre ordinateur, sans consommer de l’espace sur votre disque dur.

L’outil fonctionne comme une clé USB ou encore un disque dur externe. Tout comme avec NetSync, NetExplorer Drive vous permet de consulter et de modifier très rapidement vos données. Tous les changements apportés à un fichier ou à un dossier depuis l’application sont automatiquement mis à jour dans le Cloud. Cependant, contrairement à NetSync, vous devez disposer d’une bonne connexion internet pour profiter de l’expérience qu’offre NetExplorer Drive.

En résumé, s’organiser pour gérer efficacement des fichiers stockés en local et sur le Cloud peut s’avérer un véritable parcours de combattant. Cependant, en utilisant les bons outils comme les logiciels de synchronisation de fichier en local, NetSync ou encore NetExplorer, on s’en sort très bien. Lorsque vous organisez convenablement vos données, l’accroissement des rendements ne peut qu’être au rendez-vous.