Aujourd’hui, de nombreuses entreprises adoptent un mode de travail qui s’appuie sur l’utilisation d’outils technologiques collaboratifs. Ces derniers facilitent les échanges entre les équipes et optimisent leurs performances. D’un autre côté, cette méthode de travail augmente considérablement le risque de fuite de données et d’erreurs humaines en raison du nombre parfois élevé d’intervenants. En 2019, plus de 59 000 atteintes à la protection des données ont été signalées au sein de l’Union européenne, dont 1300 en France, selon un rapport de DLA Piper, un cabinet d’avocats internationaux. La plupart de ces violations sont causées par le piratage et les erreurs humaines. Dans ce contexte, comment allier travail collaboratif et sécurité des données ? Découvrez les réponses dans ce guide.

Le suivi des actions et l’accès à l’historique

La plupart des plateformes de travail collaboratif proposent une fonctionnalité de suivi des actions très pratique. Son activation permet d’avoir une traçabilité qui augmente la sécurité des données. Par exemple, si un utilisateur consulte, modifie, partage ou télécharge un document, toute l’équipe pourra accéder à l’ensemble des actions réalisées par celui-ci.

On pourra donc connaître :

• L’identité de la personne qui a consulté et modifié le fichier ;
• La date et le lieu de modification ;
• Le nombre de fois que le document a été partagé ou téléchargé.

Grâce à ces informations, l’équipe peut suivre efficacement l’avancement d’un projet. De plus, tous les collaborateurs ont la possibilité, s’ils le souhaitent, de consulter les versions antérieures d’un fichier. Mais, pour cela, les administrateurs doivent prendre soin d’activer le versioning qui permet de revenir en arrière dans les étapes de travail. Toutes ces fonctionnalités sont disponibles dans l’espace de stockage 100 % sécurisé que NetExplorer met à votre disposition.

Le verrouillage automatique

Dans un espace partagé, deux ou plusieurs utilisateurs peuvent effectuer au même moment des modifications sur un fichier et causer des conflits de versions. Pour éviter que cela n’arrive, NetExplorer propose la fonctionnalité de verrouillage automatique. Comment ça marche ? Dès qu’un utilisateur travaille sur un document, ce dernier verrouille automatiquement l’enregistrement afin d’empêcher d’autres utilisateurs de valider des modifications en même temps. Le document se déverrouille dès que l’édition est terminée.

La protection des projets

La violation de données coûterait environ 3,86 millions de dollars par an par entreprise, selon une étude de Ponemon Institute, une entreprise privée qui conduit des recherches indépendantes sur la protection des données. Dans ce contexte risqué où les cybercriminels guettent la moindre faille de sécurité et où le marché noir de la data est florissant, la protection des projets est une priorité stratégique pour toutes les entreprises.

Pour cela, il y a des pratiques de bon sens à respecter :

• La sécurisation des mots de passe ;
• La double authentification ;
• L’installation d’antivirus et de pare-feu ;
• La sauvegarde régulière des données ;
• La mise à jour régulière des logiciels ;
• La sécurisation du réseau WiFi ;
• La sensibilisation du personnel ;
• La protection des appareils mobiles.

La sécurisation des mots de passe

Sécuriser les mots de passe est le premier réflexe à avoir lorsqu’on travaille en équipe sur un projet. Pour créer un bon mot de passe, il faut éviter d’utiliser des informations personnelles comme une date de naissance ou un numéro de téléphone. Pour accéder à l’espace de travail, chaque collaborateur doit avoir choisi un mot de passe compliqué qui contient au minimum 8 caractères. Le mot choisi doit combiner des chiffres et des lettres en majuscules et en minuscules, ainsi que des caractères spéciaux afin d’augmenter le niveau de sécurité. Enfin, n’oubliez surtout pas de changer les mots de passe périodiquement, au moins une fois tous les 3 mois.

La double authentification

La double authentification ou vérification en 2 étapes est une méthode de protection efficace. Comment ça marche ? Le système réclame généralement 2 facteurs ou 2 preuves d’identité pour donner l’accès au compte de l’utilisateur. Le premier facteur est généralement l’identifiant et le mot de passe.

Le second facteur peut être un code envoyé sur le téléphone de l’utilisateur ou une clé d’authentification unique générée par une application externe. Il est également possible d’utiliser un facteur d’identification biométrique (empreinte digitale, voix, visage…). Ce mode de verrouillage est nativement intégré à la plateforme de NetExplorer. En fonction de l’offre que vous choisissez, vous pouvez y avoir accès afin de sécuriser vos documents.

L’installation d’antivirus et pare-feu

Le recours aux antivirus et aux pare-feu est un moyen essentiel de protection contre les intrusions et les vols de données. Pour être efficaces, ces logiciels doivent être installés sur tous les appareils à partir desquels les membres d’une équipe accèdent à leur espace de travail collaboratif. Il est conseillé d’investir dans des logiciels performants fournis par des éditeurs expérimentés et fiables, qui mettent à jour leur base de données régulièrement. Évitez de télécharger sur internet des applications gratuites qui ne garantissent en réalité aucune protection.

Sauvegarde dans le cloud et sécurisation du WiFi

D’autres conditions peuvent vous permettre de protéger efficacement les données de votre entreprise qui sont stockées dans un espace de travail commun. Il est conseillé de faire régulièrement des sauvegardes de vos données dans le cloud en dur (sur disque ou clé) afin de pouvoir restaurer rapidement vos données après un problème ou une attaque. Ensuite, une mise à jour régulière des logiciels installés sur vos machines vous mettra à l’abri des failles de sécurités repérées.

Si vous utilisez le wifi dans vos locaux professionnels, veillez à crypter le réseau avec une clé numérique pour ne pas vous exposer, et à utiliser un VPN si vous pouvez. Des pirates peuvent avoir accès à certaines informations que vous échangez entre collaborateurs s’ils réussissent à se connecter à votre wifi.

Opter pour des solutions de cryptages de communication avancées

Pour se mettre complètement à l’abri des risques sécuritaires inhérents au travail collaboratif, il faut opter pour des solutions de cryptages de communication avancées. Celles-ci chiffrent de bout en bout tous les échanges que vous effectuez et réduisent le risque de piratage. Chez NetExplorer, la certification ISO 27001 pour la sécurité de l’information permet de garantir aux clients une protection optimale de leurs données hébergées sur les serveurs. Nous utilisons un cryptage avec une clé de chiffrement 2048 bits pour sécuriser vos fichiers. Nous possédons également les certifications HDS et PCI DSS.

Formation et sensibilisation des équipes

La plupart des entreprises négligent cet aspect, pourtant il est très important. Les collaborateurs en interne peuvent constituer sans le savoir une menace pour la sécurité des données de l’entreprise, autant que les pirates. Il faut donc sensibiliser tous les membres de votre équipe sur les dangers de la cybercriminalité et les modes d’attaques potentiels comme le phishing ou l’hameçonnage. Vos collaborateurs doivent également connaître les bons gestes à adopter en cas de problème.

Le travail collaboratif facilite l’accès à l’information et permet de gagner du temps. Mais il peut causer des fuites de données si certaines mesures ne sont pas prises. Il est donc important de prendre les précautions informatiques et humaines nécessaires pour se mettre à l’abri du piratage et des erreurs. Pour vous protéger de façon optimale, optez pour notre solution de stockage privé !