Le cloud a révolutionné la façon de travailler et présente de nombreux avantages pour les cabinets d’avocats, notamment en termes de flexibilité, d’efficacité, de réduction des coûts et de sécurité. Dans cet article, découvrez ce que peut apporter le cloud pour votre cabinet d’avocat et comment commencer à en profiter dès aujourd’hui.

La gestion de données sensibles

Par la nature de leur travail, les avocats traitent quotidiennement un grand nombre d’informations sensibles. La confidentialité des clients est de la plus haute importance, et toute compromission des données à valeur juridique pourrait avoir des conséquences très graves.

Les droits d’accès et les autorisations

Au sein d’une solution cloud, il est possible de gérer facilement les droits d’accès et contrôler quelles informations sont partagées avec qui. Cela permet de garantir que les informations confidentielles des clients sont protégées et que seules les personnes concernées y ont accès. L’informatique dématérialisée peut aider les cabinets à gérer leurs données de manière plus sûre et plus efficace. En stockant les données dans un cloud sécurisé et certifié, les avocats peuvent réduire le risque de violation des données confidentielles et s’assurer que les informations privées de leurs clients sont protégées.

La protection des données

Les accès sont protégés par un nom d’utilisateur et un mot de passe, une clé à double authentification et les données sont cryptées tant en transit qu’au repos. Seul le personnel autorisé peut accéder aux informations relatives aux clients, ce qui constitue un niveau de sécurité supplémentaire.

Un datacenter situé en France est obligatoire pour respecter le RGPD. Par ailleurs, un cloud souverain permet aux données de rester sous le contrôle exclusif du client, tout en bénéficiant de tous les avantages d’un cloud public. L’utilisation d’un cloud certifié pour les données sensibles permet également aux cabinets d’avocats de bénéficier de sauvegardes régulières de leurs données, ce qui peut être crucial en cas d’incident ou de sinistre.

Un travail à distance possible

L’informatique en nuage est en train de changer la façon dont les cabinets d’avocats gèrent leurs affaires. En passant au cloud computing, les cabinets peuvent réduire leurs coûts, accroître leur productivité et améliorer leur efficacité.

Le distanciel

Les avocats peuvent accéder aux dossiers de leurs clients à partir de n’importe quel appareil, partout dans le monde. C’est l’idéal lorsque les déplacements sont nécessaires, ou en cas de travail à domicile ou dans un autre cabinet. Il faut savoir que même la signature de documents peut se faire à distance : NetExplorer offre par exemple une solution de signature électronique sécurisée conforme à la réglementation eIDAS. La signature digitale est un bon moyen d’économiser du temps et du papier.

Plus de flexibilité

Le cloud computing évite aux cabinets d’avoir à investir dans du matériel informatique et des logiciels coûteux. En utilisant un service de cloud spécialisé, les cabinets peuvent réduire leurs coûts informatiques et accroître leur flexibilité. Le cloud facilite également le partage de documents et la collaboration sur des projets. 

Plutôt que d’échanger des fichiers volumineux par courrier électronique, les avocats peuvent utiliser les fonctions de partage de fichiers pour partager en toute sécurité des documents avec des clients ou des confrères, en quelques clics seulement.

Collaborez avec d’autres confrères et experts

Le cloud facilite la collaboration avec d’autres avocats et experts sur les dossiers. Il permet de partager en toute sécurité des fichiers, des documents et d’autres informations avec leurs confrères, qu’importe où ils se trouvent dans le monde. Cette facilité à échanger des informations à jour peut aider les cabinets d’avocats à obtenir les meilleurs résultats pour leurs clients.

Des informations toujours à jour

Les documents au sein d’un espace de travail collaboratif dans le cloud sont toujours à jour. Tous les membres d’une équipe disposent ainsi des mêmes informations, ce qui permet d’éviter les retards et les erreurs.

Partagez avec en toute sécurité

Si un dossier est géré par deux cabinets différents, dans le cadre d’un divorce par exemple, le cloud pour les cabinets d’avocats permet de partager facilement des fichiers et des documents entre les deux offices. Cette collaboration va contribuer à garantir un processus sans heurts et de meilleurs résultats pour les clients. Il en va de même s’il est nécessaire de collaborer avec différents intervenants, experts et spécialistes sur des questions spécifiques.

Par exemple, la fonction “Espace de travail” de NetExplorer permet aux avocats de créer un espace de travail virtuel et sécurisé pour chaque dossier. Cet espace de travail peut ensuite être utilisé pour partager des documents, des calendriers et des informations avec d’autres membres de l’équipe et des cabinets d’avocat externes, tout en restreignant les accès à certaines données.

Réduisez les coûts

Les logiciels en nuage peuvent aider les cabinets d’avocats à réduire leurs coûts d’exploitation. En utilisant un service de cloud computing, les cabinets peuvent éviter les coûts élevés d’achat et de maintenance de leurs propres logiciels et matériel. Le modèle de tarification “Pay As You Go” permet aux cabinets juridiques de ne payer que pour le stockage qu’ils utilisent. Cela peut aider les cabinets à économiser sur leurs coûts informatiques.

Fluidifiez des processus parfois lourds

Se tourner vers un avocat résulte souvent d’un parcours émotionnellement difficile pour les clients. Leur simplifier le processus peut contribuer à instaurer la confiance. La fonction “Portail Client” permet aux clients de se connecter en toute sécurité sur leur propre espace de travail, spécifique à leur affaire. De là, ils peuvent consulter des documents relatifs à leur dossier.

Le portail client rationalise le processus pour les clients, en leur permettant de rester plus facilement informés et d’avoir accès à l’information. Rassurés par cette transparence, les clients peuvent être certains que leur dossier est traité de manière professionnelle.

En conclusion

Le cloud peut offrir de nombreux avantages pour les cabinets d’avocats, notamment la possibilité de partager des documents et de collaborer sur des projets. Les fonctions de partage de fichiers et d’espace de travail collaboratif de NetExplorer facilitent les choses pour tous les acteurs impliqués dans le processus. L’informatique dématérialisée modifie le paysage juridique, en facilitant les activités des cabinets et en offrant de nombreux avantages aux avocats et à leurs clients. 

Si votre cabinet n’a pas encore franchi le pas vers l’informatique dématérialisée, il est temps de s’y mettre !