BDU / BDES : quelles questions se poser pour choisir LA bonne solution ?
La base de données économiques et sociales unique (ou BDU/BDES) est obligatoire depuis le 14 juin 2014 dans les entreprises de plus de 300 salariés, et le sera le 14 juin 2015 pour celles de plus de 50 salariés. Introduite par l’ANI et la loi de sécurisation de l’emploi, elle doit servir de base documentaire et de diffusion d’informations envers les représentants du personnel (CE, CHSCT, délégués syndicaux).
Si le texte de loi liste les documents et les rubriques qui doivent être présents dans la BDU, ainsi que les personnes qui doivent y avoir accès, il reste flou quant à la mise en place “physique” de la base de données unique. En outre, la multitude d’offres sponsorisées apparaissant sur les recherches Internet, provenant de sociétés plus ou moins spécialisées dans la gestion documentaires, et à des tarifs allant d’un extrême à l’autre, accentuent l’incertitude des DRH.
Ils nous a donc semblé utile d’éclairer la situation, et de faire le point sur les questions à se poser avant de choisir une solution pour la mise en place d’une base de données unique.
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Combien d’utilisateurs devront avoir accès à ma BDU ?
Il s’agit dans un 1er temps de comptabiliser l’ensemble des personnes qui devront avoir accès à la base de données économiques et sociales de votre entreprise. Sont concernés les membres du Comité d’Entreprise, ceux du CHST, les délégués du personnel et les représentants syndicaux. C’est une première étape très importante car bon nombre des solutions qui se sont créées comme par magie facturent par utilisateur, un tarif alléchant peut vite se révéler colossal si vous devez donner accès à votre BDU à un certain nombre de personnes…
Quel support privilégier ?
Selon le texte de loi, la BDU peut avoir “un support papier ou informatique”. Certes, le support papier vous évite de passer par un prestataire externe, mais la base de données unique oblige à mettre à disposition un grand nombre de documents, de l’année en cours, des deux années précédentes… et des trois années à venir ! Autant dire des milliers de documents, qu’il faudra imprimer, classer et stocker ! Cela pose aussi la question de la confidentialité et des droits d’accès : comment organiser votre BDU pour que seulement les personnes concernées puissent y accéder ? Comment mettre en place un dispositif physique pour que tous les utilisateurs ne puissent pas avoir accès à tous les documents ? Il faut aussi prendre en compte que la loi stipule que la BDU doit être “à disposition permanente des représentants du personnel”. Opter pour une solution informatique de partage de fichiers et de gestion documentaire viable et éprouvée vous assure de pouvoir échanger vos documents de façon sécurisée et de pouvoir gérer finement les droits d’accès à chaque document et pour chaque utilisateur.
Comment gérer le caractère confidentiel de certains documents ?
Cette question rejoint la précédente. Lors de la mise en place d’une BDU, il se pose en effet le problème de la confidentialité de certains documents, qui est difficile à gérer en optant pour un support papier… Si vous choisissez la voie de l’informatique, il faut absolument souscrire une offre qui vous permet de gérer finement les droits d’accès à chaque dossier et chaque document. Un délégué syndical n’est pas concerné par les mêmes documents qu’un membre du CE ou du CHSCT.
Quels risques sont à prévenir lors du choix du prestataire de solutions pour BDU ?
Comme dit plus haut, l’obligation par la loi de mettre en place une base de données économiques et sociales a ouvert une niche ou bon nombre de sociétés se sont engouffrées. Il est donc important de connaître les risques encourus et les problèmes qui peuvent être rencontrés en souscrivant une offre “écran”, développée en seulement quelques jours :
- une facturation par utilisateur et des tarifs rocambolesques : pour attirer les clients, ces nouvelles offres affichent des prix alléchants, il faut donc prendre garde aux notions d’engagements et estimer ce que cela va vous coûter à long terme. Attention aux mentions “2 mois offerts” ou “60€ pour 3 mois”, elles cachent bien souvent des périodes d’engagement longues ou des tarifs beaucoup plus élevés. Autre point à vérifier, la tarification par nombre d’utilisateur, un tarif peut sembler très bas, tout simplement parce qu’il correspond à une offre pour 5 utilisateurs seulement…
- une gestion des droits d’accès et une confidentialité quasi inexistante : ces solutions pour BDU, bien souvent développées par des sociétés dont l’activité principale est totalement extérieure à la gestion documentaire informatisée, ont des fonctionnalités très limitées. Certaines n’offrent aucune possibilité de gérer les droits d’accès des utilisateurs, et ne proposent que de très faibles garanties quant à la sécurité de vos données. Il est primordial de pouvoir octroyer des droits différents en fonction des utilisateurs : pouvoir autoriser seulement la consultation à certaines personnes permet d’éviter que des collaborateurs malveillants téléchargent des documents confidentiels et les diffuse à des tierces personnes, vos concurrents par exemple. Pour aller plus loin, des solutions complètes vous permettent de disposer de journaux d’événements, afin d’être toujours informés des actions de chacun sur votre BDU.
- la réversibilité de vos données impossible : vous devez également vous assurer que vous pouvez à tout moment retirer vos documents de la solution choisie ! Pour ce faire, préférez un service dans lequel vous pouvez partager des documents que vous aurez rédigé sur votre ordinateur, et non pas directement saisi dans le logiciel BDU auquel vous aurez souscrit.
- aucune expérience dans la gestion documentaire et le partage de fichiers : bon nombre d’entreprises se sont placées sur ce nouveau besoin. A vous de vérifier si elles ont une expérience dans le partage de documents et l’échange informatisé d’informations : le jour où vous contacterez l’assistance, comment votre interlocuteur pourra-t-il répondre à votre problème si ce n’est pas son métier ? Une expérience reconnue et une solution éprouvée seront une garantie de sérieux, de savoir-faire, et de sécurité pour vos documents. Elles seront de plus le reflet de la robustesse du logiciel édité par le prestataire : une utilisation fluide et puissante, et un fonctionnement garanti dès l’ouverture du service.
- des services limités pour une utilisation à long terme : mettre en place une BDU est un travail laborieux, il faut rassembler et classer de nombreux documents, créer des utilisateurs, octroyer des droits d’accès en fonction des documents… Gardez bien à l’esprit qu’une fois que vous aurez choisi une solution, si elle ne vous satisfait pas et que vous souhaitez changer de prestataire, il faudra recommencer ce processus de mise en place. Autant opter pour une solution complète dès le début. Elle doit avoir une capacité de stockage suffisante, et vous permettre de faire évoluer votre offre dans le temps : augmenter son volume de stockage, et le nombre d’utilisateurs par exemple.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la base de données unique, nous vous invitons à vous rendre si notre site pour découvrir notre solution métier NetExplorer BDU. Vous pouvez aussi lire notre précédent article qui présente les points clés de la législation. Nous vous conseillons également de télécharger notre livre blanc sur la BDU, qui vous aidera à y voir plus clair quant aux fonctionnalités nécessaires pour une bonne mise en place et une gestion à long terme de votre BDES. Enfin, vous pouvez également consulter notre plaquette de présentation pour découvrir notre solution NetExplorer BDU.
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