Que vous soyez un expert en organisation ou que vous trouviez toujours le rangement de vos documents fastidieux, cet article s’adresse à tous ceux qui souhaitent gagner du temps et améliorer leur gestion interne.
Peu importe le nombre de collaborateurs avec lesquels vous travaillez, nos solutions de partage et stockage de fichiers vous garantissent une collaboration sécurisée et maîtrisée. Avec notre offre NetExplorer Workspace, vous pouvez partager, créer, modifier, co-éditer et réviser vos fichiers à plusieurs en toute simplicité. Parmi nos diverses fonctionnalités, découvrez la fonction « modèle de document » pour créer et partager vos templates avec toute votre équipe.
Cette semaine, participez à notre webinaire pour en savoir plus sur le modèle de document !
Le modèle de document : la nouvelle fonctionnalité NetExplorer
Outre nos solutions hautement sécurisées et certifiées, nous privilégions dans notre processus de développement l’expérience utilisateur. Les besoins de nos clients et leurs retours nous aident à améliorer nos solutions.
C’est pourquoi, nous avons veillé à comprendre leurs habitudes pour intégrer la fonctionnalité de partage de documents. Elle vous permet de sélectionner facilement les éléments à ajouter parmi vos fichiers récents ou depuis votre plateforme.
Quels sont les avantages du modèle de document ?
Gagnez du temps sur des tâches génériques
Plus besoin de perdre du temps à recréer des mises en page ou à dupliquer des fichiers. Vous pouvez définir des templates en quelques secondes, prêts à être utilisés par vos collaborateurs ou juste pour vous.
Uniformisez votre identité
Plus d’excuse pour l’oublie d’un logo ou d’un visuel, tous vos collaborateurs auront la même identité. Vous pouvez ainsi assurer que tous les documents de votre organisation suivent un format uniforme pour maintenir une image professionnelle et cohérente.
Simplifiez vos méthodes de travail
Au quotidien, nous utilisons des documents chartés et définis selon notre activité, il peut s’agir de calculs indispensables à votre fichier Excel ou d’une mise en page spécifique à une démarche administrative. Cette fonctionnalité vous permet ainsi de créer rapidement votre modèle à partir d’un document générique existant, que ce soit pour un contrat, une facture, une lettre ou tout autre type de document.
Comment créer ou partager un modèle depuis votre plateforme ?
Sur votre plateforme NetExplorer, depuis votre espace documentaire, vous trouverez un bouton précédent votre barre de recherche.
- Cliquez sur ce bouton. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, affichant vos modèles de documents existants ou vous permettant d’en sélectionner de nouveaux à ajouter.
- Vous avez deux options pour déposer vos modèles : soit directement depuis la plateforme, soit à partir de votre ordinateur.
- Une fois importé, vous pouvez renommer votre modèle de document et ajouter une description.
- Avant d’enregistrer, n’oubliez pas de choisir si vous souhaitez que votre modèle soit accessible uniquement dans votre espace personnel ou disponible pour l’ensemble de votre équipe.
Cet article a mis en avant les possibilités qu’offre notre fonctionnalité, pour poursuivre sur le sujet, il est intéressant de découvrir comment le cloud redéfinit la collaboration en entreprise. Aussi quelles autres possibilités vous permettraient d’améliorer votre gestion de document en facilitant l’accès, la gestion des documents ou la manière dont vous interagissez en interne.
