Retour d'expérience :
La gestion documentaire au cœur de l'association AMISEP
Retour d'expérience : au cœur de l'association bretonne AMISEP
AMISEP s’équipe de NetExplorer pour leur
gestion documentaire collaborative
Pour répondre à des besoins croissants en matière de gestion documentaire, AMISEP, une association multi-sites, a choisi NetExplorer.
L’objectif : centraliser le stockage de ses fichiers entre ses 80 agences, sécuriser le partage et faciliter la collaboration en ligne. Avec l’augmentation des serveurs locaux et des outils non maîtrisés comme Google Drive, AMISEP recherchait une solution 100% souveraine et certifiée HDS. Découvrez comment NetExplorer a su répondre à ces exigences pour accompagner AMISEP dans une gestion documentaire fluide et adaptée aux défis multi-sites.
Replay : découvrez le témoignage d'AMISEP en vidéo
Agir ensemble pour l'insertion sociale
Depuis plus de 20 ans, l’association AMISEP accompagne les personnes vulnérables en Bretagne en leur offrant un soutien personnalisé pour éviter les ruptures de parcours. Forte de 80 agences et de 700 salariés, AMISEP contribue à une société plus solidaire et inclusive en favorisant la solidarité entre bénéficiaires, salariés et bénévoles. Chaque année, ce sont plus de 5 000 personnes qui bénéficient de cet accompagnement.
L'équipe de l'AMISEP vous partage leur expérience
Guillaume GÉRARD
Responsable informatique chez AMISEP
“Nous cherchions une solution sécurisée, hébergée en France, répondant aux exigences RGPD. NetExplorer s’est imposé par sa simplicité et sa certification HDS. Depuis, nous avons une plateforme fiable, accessible sans VPN, qui a grandement simplifié notre gestion documentaire.”
Les défis rencontrés avant l'intégration de NetExplorer
Multiplication des serveurs locaux
Avec chaque site et service utilisant ses propres serveurs, le stockage des informations devenait fragmenté, complexe à gérer, et difficile à centraliser. Cette prolifération de serveurs locaux augmentait non seulement la charge de maintenance, mais exposait aussi les données à des risques accrus, comme des pannes ou des pertes d’information. En plus d’être coûteuse et chronophage, cette configuration limitait l’efficacité opérationnelle et compliquait l’accès sécurisé aux données en temps réel pour les utilisateurs, impactant la fluidité des échanges et la productivité des équipes.
Partager et stocker des fichiers entre sites
L’AMISEP, avec ses 80 agences réparties en Bretagne, avait besoin d’une solution fiable pour centraliser et faciliter le partage de fichiers entre ses différents établissements et services. Cependant, faute de solution IT dédiée, chaque site gérait ses documents de manière autonome, ce qui compliquait l’accès aux informations et freinait la collaboration.
Le Shadow IT avec l’utilisation de Google Drive
En l’absence d’outil interne, certains collaborateurs se sont tournés vers Google Drive pour partager des documents, ce qui a engendré une situation de Shadow IT. Cette pratique non contrôlée a exposé l’association à des risques de sécurité et de confidentialité, tout en échappant à la gestion et au contrôle de l’équipe IT.
Les critères essentiels pour choisir sa solution
Une solution française et souveraine
Pour une organisation comme l’AMISEP, garantir une totale souveraineté des données est une priorité absolue. Face aux enjeux de sécurité, de confidentialité, l’AMISEP avait besoin d’une solution 100% souveraine pour sa gestion documentaire, capable de protéger ses données sensibles contre toute interférence extérieure.
NetExplorer répond pleinement à cette exigence grâce à une infrastructure maîtrisée de bout en bout : nos serveurs sont hébergés dans des data centers de pointe situés en France, conformes aux standards les plus rigoureux (Tier 3+ et Tier 4). Cette infrastructure garantit à la fois la fiabilité, la disponibilité et la résilience du service, tout en assurant une haute tolérance aux pannes.
La certification HDS obligatoire
Certaines branches médico-sociales de l’association ayant des obligations spécifiques, la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) était indispensable. Ce critère assurait la conformité de la solution aux exigences réglementaires liées à la gestion de données sensibles.
Une sécurité renforcée sans VPN
Pour faciliter l’accès des équipes tout en maintenant une sécurité optimale, l’AMISEP souhaitait une solution ne nécessitant pas de VPN. Cette approche devait garantir un accès sécurisé aux informations en évitant la complexité des configurations supplémentaires.
Comment AMISEP utilise NetExplorer
pour optimiser sa gestion documentaire ?
NetExplorer Workspace
Une gestion documentaire adaptée aux besoins de l'AMISEP
Création, édition, co-édition
Collaboration en temps réel pour fluidifier le travail d’équipe.
Notification en temps réel
Notifications instantanées pour suivre les modifications.
Recherche de contenu
Recherche rapide pour retrouver facilement les informations.
Partage de fichiers & dossiers
Partage sécurisé de fichiers et dossiers entre services de l’AMISEP.
Réception de fichiers
Collecte simplifiée des documents externes via le lien de dépôt.
Droit & audit des accès
Contrôle précis des accès pour protéger les données sensibles.
Suivi et vue détaillée
Traçabilité complète des téléchargements pour renforcer la sécurité.
Date d'expiration
Accès aux documents limité dans le temps pour plus de sécurité.
Espace privé
Espaces privés sécurisés pour les données sensibles.
Gestion des droits
Accès limité selon les rôles pour plus de contrôle.
Système de purge auto
Suppression automatique des fichiers obsolètes.
Connecteur Outlook
Partage sécurisé via Outlook, remplaçant les pièces jointes par des liens.
Connexion SSO
Accès simplifié pour les utilisateurs grâce à la connexion unique.
