Le Shadow IT est un phénomène qui prend de plus en plus d’ampleur dans le monde de l’informatique mais qui reste encore méconnu de beaucoup d’organisations. Cette pratique, bien que pouvant simplifier le travail des collaborateurs, comporte cependant de nombreux risques. C’est pour ces raisons qu’il est nécessaire de comprendre cette « tendance » afin de pouvoir l’encadrer au mieux. NetExplorer décrypte pour vous ce phénomène et vous donne des clés pour pouvoir le contrôler afin de protéger vos données tout en permettant à vos collaborateurs de travailler simplement.

Dans cet article, nous explorerons donc dans un premier tant le concept du Shadow IT, les risques que cela implique ainsi que les meilleures pratiques pour maîtriser cet usage parallèle des outils informatiques sans mettre en danger votre organisation et ses données.

Shadow IT : définition

Le Shadow IT ou « informatique de l’ombre » est un sujet d’actualité qui préoccupe grand nombre de responsables informatiques. Ce terme est défini comme l’utilisation par les collaborateurs de logiciels, applications ou appareils non validés par la DSI de leur structure.

Les données sont pourtant une denrée précieuse pour les entreprises et doivent être traitées en tant que tel. Lorsqu’elles sont dispersées dans des outils et des applications qui ne sont ni connus, ni approuvés par les DSI, elles perdent de leur fiabilité et deviennent difficilement exploitables. Pire, en cas de cyberattaque, elles peuvent même s’avérer nuisibles pour l’entreprise.

Le Shadow IT est pourtant une pratique de plus en plus répandue, notamment avec l’augmentation du travail à distance. Selon une étude de McAfee, 80 % des employés admettent avoir utilisé des applications SaaS non approuvées dans le cadre de leur travail. Cette tendance croissante est plus que préoccupante car selon une étude d’Entrust Datacard, elle deviendra un handicap important d’ici 2025.

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Les raisons qui poussent à ces mauvais usages informatiques

La plupart des collaborateurs qui ont recours au Shadow IT cherchent à gagner en productivité et en rapidité dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes. Le nombre important d’applications gratuites et facilement accessibles, similaires à celles utilisées dans leurs activités personnelles, facilite l’adoption de ces outils parallèles.

Des solutions telles que Google Drive, Dropbox, Teams, Zoom, Canva, Trello, WeTransfer ou encore ChatGPT sont devenues monnaie courante dans le secteur du numérique et sont très facilement exploitables. Cependant, c’est lorsque l’utilisation de ces logiciels et applications a lieu en dehors du contrôle des départements informatiques des entreprises, que cela devient alarmant. Bien que ces solutions soient utilisées pour des raisons de commodité ou de rapidité, les risques de fuite de données sont relativement élevés.

De plus que cette pratique n’est pas marginale car selon la 5ème édition du « Threat Report » de l’éditeur Netskope, 97 % des applications Cloud utilisées au sein des entreprises relèvent du Shadow IT.

L’utilisation de toutes ces ressources parallèles sont pour les acteurs malveillants une porte d’entrée vers des données qui constituent pour eux une mine d’or. L’utilisateur peut donc, même sans le vouloir, faire transiter des informations confidentielles sur ces solutions et mettre à mal son organisation.

Les risques de cette pratique

Shadow IT présente en effet de nombreux risques pour les entreprises et organisations de tout type. La dispersion des données sur diverses plateformes entraîne une perte de contrôle et de maîtrise de ces dernières, ainsi qu’une augmentation de la surface d’attaque pour les cybercriminels. Les conséquences du Shadow IT sont nombreuses :

• fuite de données internes,
• vulnérabilité face aux malwares
• perte de données lors du départ d’un collaborateur,
• coûts non maîtrisés,
• dégradation du fonctionnement du système d’information,
• non-respect de la législation française et européenne en matière d’hébergement et de sécurité des données.

Bien que ce phénomène mette de plus en plus en danger les données des organisations, plutôt que de chercher à l’interdire totalement, il est important de pouvoir le contrôler et l’encadrer.

Contrôler le Shadow IT de manière proactive

Au lieu de simplement interdire le Shadow IT, il est essentiel de le maîtriser en ayant la connaissance des outils utilisés. Une approche proactive consiste à analyser les motivations des collaborateurs dans leur utilisation d’outils externes, à les sensibiliser sur les risques associés et à trouver des alternatives validées par la DSI. Il est important de surveiller et d’évaluer en continu le Shadow IT afin de répondre aux besoins des collaborateurs tout en ayant le contrôle et la maîtrise des données de son organisation.

Les responsables informatiques doivent donc collaborer étroitement avec les employés pour comprendre leurs besoins et proposer des solutions digitales adaptées et sécurisées. Tout ceci permet de fournir aux collaborateurs un accompagnement adapté afin d’encadrer les usages, d’encourager leur autonomie et d’éviter les risques.

En conclusion, plutôt que de chercher à bannir totalement le Shadow IT, les entreprises doivent privilégier une approche collaborative avec leurs équipes pour conserver la maîtrise de leurs données.

En comprenant les motivations des utilisateurs, en évaluant les risques et en adoptant des solutions adaptées, les entreprises peuvent tirer parti du Shadow IT tout en préservant la sécurité des données et la stabilité de leur environnement informatique. La gestion efficace du Shadow IT nécessite une approche équilibrée qui favorise l’innovation tout en maintenant le contrôle nécessaire pour protéger l’entreprise.