Avec l’omniprésence des équipements informatiques dans les entreprises, il est souvent utile d’avoir les mêmes données sur plusieurs PC, tablettes et autres appareils mobiles. De plus en plus, les professionnels partagent également des documents avec des partenaires et des clients. Pour que ces données puissent être accessibles partout et que leurs modifications éventuelles puissent être vues sans latence, il faut un bon système de synchronisation de fichiers. Qu’est-ce que c’est ? Quels en sont les avantages concrètement ? Voici un zoom complet sur tout ce que vous devez savoir au sujet de la synchronisation des données en entreprise.

La synchronisation des données : de quoi s’agit-il ?

La finalité de la synchronisation des fichiers, c’est qu’elle rend possible l’accès à un même contenu numérique depuis plusieurs endroits. C’est donc un processus qui permet à des utilisateurs sur différents périphériques d’accéder à une version identique d’un même document. Lorsqu’un utilisateur édite un contenu sur un smartphone, une tablette, ou un PC, les fichiers modifiés sont mis à jour chez les tiers ou sur les autres machines gérées par le système de synchronisation.

Prenons deux collaborateurs qui travaillent de différents endroits sur le même fichier, supposons un document WORD. Si l’un d’eux ajoute, modifie ou supprime certaines lignes du fichier initial, le second utilisateur constatera les changements effectués. Le résultat, c’est que les utilisateurs auront toujours accès à la dernière version du document, qu’il y ait eu une modification ou non.

Une synchronisation peut se faire manuellement ou de manière automatique, par le biais d’internet ou au sein d’un réseau local.

Les différents types de synchronisation des données

Un système de synchronisation peut être unidirectionnel ou bidirectionnel.

Dans le premier cas, les modifications ne peuvent être réalisées que par un seul utilisateur ou à un emplacement spécifique. La mise à jour est alors faite vers les autres emplacements de stockage secondaires.

Une synchronisation bidirectionnelle s’effectue lorsque l’édition des données peut être réalisée indifféremment de n’importe quel endroit de stockage par les personnes qui ont les accès nécessaires.

Que peut-on synchroniser ?

Presque tous les types de données numériques en entreprise peuvent être synchronisés entre plusieurs appareils :

• Les livres numériques ;
• Les fiches de paie ;
• Les contrats ;
• Les données de santé ;
• Les données bancaires ;
• Les factures…

Ces fichiers peuvent être des images, vidéo, contenus audio, documents Word (.docx), Excel (.xls), PowerPoint (.pptx)…

Les technologies qui rendent possible la synchronisation des données numériques sont donc indispensables aux sociétés multisites. Elles répondent également aux besoins croissants de mobilité des professionnels. Elles sont au service du travail collaboratif. Cependant, il faut anticiper plusieurs risques pour pouvoir en tirer profit.

Quels sont les risques liés à la synchronisation des données ?

Au nombre des menaces les plus importantes, on peut mentionner :

• La perte des données ;
• Les problèmes de confidentialité ;
• La lenteur lors des chargements et transferts de documents…

Les pertes de données peuvent survenir à cause du dysfonctionnement d’un des dispositifs impliqués dans le processus.

De plus, lors de l’externalisation de vos informations, un mauvais paramétrage peut être à l’origine d’un trou de sécurité. Les données seront alors vulnérables et peuvent être piratées. Un autre risque majeur lié à cette opération est la violation de la confidentialité de vos données. En effet, les données d’entreprise ont de la valeur et un prestataire indélicat peut les vendre à des régies publicitaires, à vos concurrents, ou les utiliser à des fins marketing et commerciales.

C’est la raison pour laquelle il est important de choisir les services d’un prestataire certifié et fiable, comme NetExplorer. Nous reviendrons un peu plus loin sur les solutions de synchronisation de données que nous offrons.

Enfin, lorsque l’on utilise des systèmes de gestion et de stockage vétustes ou inadaptés aux besoins actuels des entreprises, les processus de mises à jour et d’édition peuvent être extrêmement lents.

Mais, malgré l’existence de ces différents risques, il est tout à fait possible de synchroniser des données en toute sécurité si l’on applique les bons gestes.

Les bonnes pratiques pour une synchronisation de données réussie

Pour éviter d’écraser ou de perdre vos données durant les processus de synchronisation, voici quelques bonnes pratiques à adopter.

Lorsque vous utilisez un logiciel qui synchronise les fichiers, au démarrage de votre appareil connecté, attendez que l’application mette à jour les versions des documents avant de les ouvrir et d’y travailler. Vous pouvez aussi :

• Utiliser un système de synchronisation avec lequel les accès aux documents sont contrôlés avec des logs lors des modifications et manipulations ;
• Adopter un outil qui rend disponibles les versions antérieures des fichiers ;
• Paramétrer la synchronisation en mode automatique pour ne pas perdre des modifications ;
• Utiliser une arborescence simple pour organiser vos dossiers ;
• Synchroniser uniquement les dossiers ou documents qui sont modifiés régulièrement.

Les solutions NetExplorer pour la synchronisation de fichiers d’entreprise

NetExplorer, expert en stockage et gestion de fichiers dans le cloud, vous propose deux solutions de synchronisation de données. Elles facilitent le travail collaboratif, même dans un contexte de mobilité.

Vous pouvez adopter notre plateforme web qui est entièrement optimisée pour les besoins en gestion et transfert de données en entreprise. Elle est utilisée par de nombreux professionnels pour coéditer en ligne des documents XLS, DOCX, ou PPTX, avec une mise à jour automatique en temps réel. Vous pouvez contrôler les accès des utilisateurs, et le cloud privé mis à votre disposition est 100% contrôlé par nos spécialistes. Avec nos certifications HDS, PCI DSS et ISO, ainsi que le respect du RGPD, vous avez la certitude que les informations de votre entreprise, même les plus critiques, comme les données de santé et les données financières sont bien protégées durant les mises à jour.

Vous pouvez également utiliser NetSync. C’est une application de synchronisation de données professionnelles compatible avec les PC et les MAC. Facile à installer, c’est un software pratique qui permet l’édition de vos dossiers depuis n’importe quel poste, avec ou sans connexion internet. Il vous alerte (par notifications instantanées) dès qu’il y a un ajout, une modification ou la suppression d’un fichier. C’est véritablement un logiciel de synchronisation qui réduit vos tâches de gestion, de modification et de partage :

• Il ne synchronise que la partie des documents modifiés (ainsi les accès sont plus rapides et fluides) ;
• Il procède au verrouillage local de tout document en cours de modification chez vous, pour éviter les doublons et conflits de versions ;
• Il intègre plusieurs dispositifs qui garantissent la sécurité de vos données (un système anti-suppression involontaire, et les plug-ins de protection des fichiers par exemple)…

Que retenir sur la synchronisation des données ? Elle est devenue un outil capital pour la productivité des entreprises et des professionnels. Si vous recherchez une solution efficace pour synchroniser vos fichiers entre des ordinateurs, tablettes et smartphones, vers plusieurs personnes ou non, choisissez l’une des solutions fiables et sécurisées que propose NetExplorer.