L’envoi de fichiers par e-mail est très courant actuellement. Mais, comme vous le savez sûrement déjà, il est toujours difficile de transférer des fichiers volumineux par ce canal, malgré les récentes avancées dans le domaine du partage de données. Qu’est-ce qui explique cela ? Comment peut-on y remédier tout en assurant la sécurité des données pendant leur transfert ? Nous répondons à toutes ces questions dans la suite de cet article.

Quelles sont les limites imposées par les fournisseurs de messagerie ?

Les fournisseurs de messagerie électronique bloquent expressément l’envoi des pièces jointes qui vont au-delà d’une certaine taille. Ce seuil varie d’un prestataire à l’autre.

Les plateformes de messagerie les plus populaires et les plus sollicitées en entreprise sont Gmail, Outlook, Yahoo et ProtonMail. Pour les courriers qui transitent par Gmail et Yahoo, la limite imposée est de 25 Mo. La taille des fichiers cumulés qui peuvent être envoyés par e-mail sur un compte Outlook classique est de 25 Mo. Si vous avez un compte Exchange, ce qui est conseillé aux professionnels, la pièce jointe ne peut excéder 10 Mo (par défaut). Et en ce qui concerne la messagerie électronique ProtonMail, la taille maximale des fichiers que vous pouvez joindre à un mail est de 20 Mo.

Pourquoi ces limites ?

Le blocage des e-mails volumineux par les fournisseurs de messagerie électronique n’est pas sans raison. Voici les causes principales qui justifient les limitations imposées par ces plateformes :

• Les pièces jointes volumineuses surchargent les serveurs dédiés aux courriers électroniques ;
• Le transfert des e-mails volumineux revient plus cher aux fournisseurs de messagerie électronique.

Les fichiers lourds surchargent les serveurs de messagerie

Un courrier électronique ne suit pas un parcours rectiligne. Avant d’atteindre ses destinataires, il transite par des serveurs en suivant un protocole réseau bien précis. En plus d’acheminer les messages vers leurs destinataires, ces serveurs contrôlent également plusieurs mécanismes. Le mécanisme d’authentification (expéditeur, destinataire) et le mécanisme d’évitement de spam en sont quelques exemples.

Dans ce contexte, plus un message est volumineux, plus il induira une charge de travail importante au niveau des serveurs. À l’échelle planétaire, il s’agira alors de traiter de très nombreux mails lourds à la fois. Si rien n’est fait, il en résultera forcément une défaillance dans la gestion des messages provenant d’une multitude de boîtes. C’est donc pour cela qu’une limitation est imposée systématiquement par les fournisseurs de messagerie.

L’envoi d’e-mails volumineux coûte plus cher aux fournisseurs

Les prestations d’envoi d’e-mails que proposent les plateformes de messageries électroniques nécessitent la mise en place de certains équipements. De plus, l’envoi d’un mail, quel qu’il soit, engendre des frais généraux. Par exemple, certains de ces frais sont liés à l’encodage des pièces jointes. Pour qu’un fichier soit transmis par mail, il doit d’abord être converti en texte puis recodé dans sa forme d’origine dans la boîte de réception du destinataire. Cela a bien entendu un coût qui varie selon le volume de la pièce jointe en question. Par ailleurs, un e-mail contenant un fichier volumineux :

• Prend plus de temps pour être transféré ;
• Consomme plus de bande passante ;
• Augmente la taille et la durée de la sauvegarde (et des synchronisations)…

Tout cela contribue à alourdir les frais liés aux prestations d’envoi de courriels. Pour ne pas faire faillite, les fournisseurs de messagerie électronique préfèrent donc éviter au maximum de traiter les fichiers lourds.

Les solutions pour l’envoi de fichiers volumineux en entreprise

La gestion ainsi que le partage de données volumineuses sont très courants dans le milieu professionnel. Par conséquent, la limitation de la taille des mails n’est pas avantageuse pour une entreprise. Cela peut impacter négativement la productivité de la société. Dans ce contexte, avoir recours à une solution professionnelle pour le transfert des fichiers lourds en toute sécurité est vital.

La solution NetExplorer pour le partage de vos données volumineuses

Actuellement, le cloud computing est la solution la plus adaptée aux besoins des entreprises pour le partage de fichiers. Il permet de bénéficier d’un espace de stockage important et d’avoir à disposition plusieurs outils de partage dédiés. La solution NetExplorer a été conçue exclusivement pour satisfaire aux exigences des acteurs professionnels. Vous avez à votre portée un support collaboratif complet optimisé pour le partage de fichiers volumineux sans limites de taille en toute sécurité.

En quelques secondes seulement, vous pouvez échanger des données avec vos collègues, vos fournisseurs ou vos partenaires. La plateforme propose plusieurs fonctionnalités très intéressantes :

• La définition des droits d’accès par dossier partagé (très pratique pour ceux qui travaillent en équipe sur des projets) ;
• Les notifications et alertes e-mail automatiques dès réception d’un fichier ;
• Les journaux d’événements ;
• La création d’un lien de téléchargement pour chaque fichier partagé.

Un plug-in NetExplorer est également proposé aux professionnels qui utilisent le client de messagerie de Microsoft. Il s’intègre directement dans l’interface d’Outlook et permet d’envoyer des fichiers lourds sans contrainte.

En définitive, la solution NetExplorer vous garantit la gestion et le partage rapides de vos documents volumineux en interne et en externe avec un très haut niveau de sécurité.

Les sites d’envoi de fichiers lourds sur internet

Les sites web spécialisés dans le transfert de fichiers lourds sont aussi très pratiques. Ils sont généralement gratuits jusqu’à un certain seuil (environ 2 gigas pour la plupart). Parmi les plateformes les plus connues, on peut citer Firefox Send et Wetransfer. Ces sites sont utilisés par beaucoup d’internautes pour l’envoi de fichiers de plus de 25 Mo par mail. Leur fonctionnement est très simple. Il suffit pour l’expéditeur d’ajouter le fichier qu’il souhaite envoyer et d’indiquer l’adresse e-mail de l’expéditeur ainsi que la sienne.

Un lien est ensuite envoyé par courrier au destinataire qui pourra récupérer le fichier en le téléchargeant depuis la plateforme. Mais attention, bien qu’on puisse transférer toutes sortes de fichiers avec ces sites, ils ne sont pas vraiment optimisés pour un usage professionnel. Par exemple, le service de stockage proposé est généralement temporaire, ce qui n’est pas très pratique pour les entreprises qui ont un besoin de traçabilité. D’autre part, certaines plateformes n’offrent pas vraiment de garantie en ce qui concerne la sécurité des données.

Conclusion

Les fournisseurs de messageries fixent une limite de taille pour les pièces jointes afin d’éviter la surcharge des serveurs. Cela leur permet également de maîtriser les coûts liés aux prestations d’envoi de courriers et d’optimiser les espaces de stockage. Pour contourner cette restriction, vous pouvez utiliser une solution de transfert de fichiers lourds spécialement conçue à l’endroit des entreprises à l’instar de NetExplorer.