La (r)évolution des logiciels de gestion documentaire.

Archivage des documents, accès distant aux fichiers, collaboration… Les logiciels de gestion documentaire n’ont plus rien à voir avec ce qu’ils étaient il y a encore peu de temps de cela.

Mode licence, ou la gestion documentaire installée chez le client

Il y a encore peu d’années de cela, les logiciels permettant la gestion des fichiers de l’entreprise, comme l’archivage électronique ou l’accès distant aux documents, étaient installés chez le client, sur sa propre infrastructure. Dans ce modèle, une fois le logiciel choisi, l’entreprise devait en acheter la licence pour pouvoir l’installer sur ses serveurs internes (préalablement acquis eux aussi), afin de mettre en place un système de gestion de fichiers.

Entrait alors en scène l’informaticien de l’entreprise, ou à défaut un prestataire externe moyennant finances, pour installer et configurer le logiciel sur l’ensemble du parc informatique de la société. Cette tâche pouvait s’avérer particulièrement longue, en raison du temps d’installation et de configuration. De plus, mettre à jour le logiciel était une procédure périlleuse car celle-ci devait être effectuée manuellement par l’entreprise. Si son déploiement était assez rapide, une simple erreur de manipulation pouvait couper le logiciel pour tous les utilisateurs, et donc bloquer l’activité de l’entreprise pendant X temps.

Peu de logiciels de gestion documentaire en mode licence existent encore au sens strict, la plupart ont évolué vers le cloud computing. Nous allons voir pourquoi les logiciels en mode SaaS connaissent un tel succès, et ce qu’ils apportent de plus qu’un logiciel de gestion de fichiers installé en interne.

Mode licence ou SaaS : le SaaS définitivement !

Le Cloud Computing a révolutionné la gestion des fichiers de l’entreprise. En effet, il permet à chaque métier de disposer d’un logiciel adapté sans aucun frais d’équipement matériel et d’achat de licences logicielles. Le logiciel en mode service, ou en mode SaaS, est simplement accessible par Internet. De ce fait, il n’y a plus besoin d’acheter ni la licence logicielle, ni les serveurs pour pouvoir installer le logiciel dessus : il suffit de s’abonner au service, de la même façon qu’avec un forfait téléphonique par exemple.

Mais les bénéfices des logiciels en mode service (SaaS) ne s’arrêtent pas là ! Concernant les mises à jour, elles sont réalisées par l’éditeur et sont déployées automatiquement. Ainsi, vous bénéficiez d’une solution logicielle toujours à jour, qui s’enrichie régulièrement, et sans avoir à faire de manipulations.

Au niveau de la gestion documentaire de l’entreprise plus particulièrement, les logiciels en mode service permettent de faciliter l’accès des utilisateurs à leurs fichiers professionnels. L’entreprise s’assure donc que ses collaborateurs puissent travailler depuis n’importe où, qu’ils soient au bureau, dans les transports ou en déplacement chez un client.

Niveau sécurité, en optant pour un éditeur français et spécialisé dans le BtoB, vous vous assurez d’un niveau de sécurité supérieur à celui que vous auriez en optant pour un logiciel en mode licence installé en interne. Les logiciels de gestion documentaire en mode service sont plus simples à déployer et à utiliser au quotidien, tout en fournissant des garanties élevées de sécurité et des coûts à la baisse.