La profession notariale a connu de nombreux changements ces dernières années, notamment avec l’arrivée des nouvelles technologies. Le cloud fait partie des évolutions inévitables et offre de nombreux avantages qui répondent parfaitement aux besoins des notaires.
Le cloud, une plateforme sécurisée adaptée aux données sensibles des notaires
Les données des notaires sont particulièrement sensibles et doivent être traitées avec le plus grand soin. L’utilisation d’un cloud souverain permet de répondre à toutes les exigences du RGPD (règlement général sur la protection des données) en termes de sécurité et de confidentialité des données. La confidentialité des informations est garantie par l’utilisation de serveurs certifiés situés en France. De plus, toutes les données sont cryptées et l’accès à la plateforme est sécurisé par un système d’authentification à double facteur. Le cloud notarial est audité chaque année par un expert en cybersécurité indépendant afin de garantir le plus haut niveau de sécurité.Une collaboration facilitée avec le cloud
Depuis quelques années, la profession de notaire connaît de profondes mutations, qui peuvent être fluidifiées avec l’arrivée des nouvelles technologies.Collaborez efficacement avec différents acteurs
Le cloud permet d’accéder et d’approuver des documents directement au sein d’un espace sécurisé, qui va en plus faciliter le classement, le stockage et l’archivage. De cette façon, la collaboration nécessaires à la signature d’un acte notarié est fluidifiée et simplifiée.- la relation client est modernisée et optimisée : les clients peuvent désormais consulter et signer leurs documents en ligne, à tout moment, et de n’importe où,
- le partage des données entre les différents professionnels est facilité,
- la gestion de l’office notarial est simplifiée : toutes les informations sont centralisées en un seul endroit et sont accessibles rapidement et facilement.
Réduisez les problèmes liés au papier
Le cloud évite les transferts de mails trop nombreux et le risque de perte d’information (la loi française imposant de conserver les actes notariaux et documents officiels pendant 10 ans ou plus). La réduction des coûts d’impression et de papier, ainsi que l’empreinte carbone, est un bonus non négligeable. Les problèmes de stockage liés aux archives papier font partie du passé avec la digitalisation des offices notariaux.Gestion des archives
Tous les documents sont stockés en toute sécurité dans un data center certifié et localisé en France, et peuvent être consultés ou imprimés à tout moment. Le système d’étiquetage des documents virtuels et de tables des matières intégré à la solution collaborative est essentiel pour le métier de notaire. Il permet de faciliter la recherche des informations digitalisées. Cette facilité à trouver une information fluidifie le montage de dossiers et permet de répondre plus rapidement aux questions des clients.