Choisir une dataroom ne se résume pas à installer une solution de stockage cloud. Ce choix engage directement la confidentialité de vos données, la fluidité de vos échanges sensibles, et la conformité de votre entreprise face à des exigences réglementaires toujours plus fortes.
Que vous soyez une PME en pleine levée de fonds, un établissement public préparant un audit, ou une direction juridique en charge de la gouvernance documentaire, votre dataroom doit être un outil de confiance, adapté à vos enjeux métier. Et ce choix ne peut donc pas être laissé au hasard.
Voici les 7 critères clés à analyser pour faire le bon choix.
1. Choisir une dataroom avec une sécurité technique irréprochable
C’est le fondement même d’une dataroom : protéger vos documents contre les accès non autorisés, les fuites de données et les cyberattaques. Pour cela, vérifiez que la solution propose au minimum :
- Chiffrement des données (en transit et au repos)
- Authentification forte pour les utilisateurs (MFA)
- Traçabilité complète des actions : consultation, téléchargement, modification
- Fonctionnalités de contrôle d’accès : téléchargement unique, expiration automatique, lecture seule…
Par conséquent, sans ces briques de sécurité, votre dataroom n’est qu’un dossier partagé en ligne, avec tous les risques que cela implique.
2. Un hébergement souverain, conforme au RGPD
Aujourd’hui, la localisation des données est un point sensible. De nombreuses solutions américaines ou non-européennes, même hébergées en Europe, peuvent être soumises au Cloud Act, une loi extraterritoriale permettant aux autorités américaines d’accéder à vos données.
C’est pourquoi, si vous traitez des données stratégiques, RH, juridiques ou de santé, il est impératif d’opter pour une solution souveraine, hébergée 100 % en France ou dans un pays non soumis à ce type de législation. Cela vous assure ainsi une conformité RGPD stricte, et une indépendance vis-à-vis des juridictions étrangères.
3. Une gestion fine des droits d’accès
Une bonne dataroom ne donne pas uniquement accès à des documents : elle permet également de contrôler précisément qui voit quoi, quand, et comment. Assurez-vous de pouvoir :
- attribuer des droits différenciés par utilisateur ou groupe (lecture seule, édition, consultation sans téléchargement…)
- restreindre l’accès à certains dossiers à des profils spécifiques
- désactiver à distance un lien ou un accès à tout moment
C’est un point critique si vous travaillez avec des parties externes comme des avocats, investisseurs, consultants ou experts.
4. Une interface simple pour toutes les parties prenantes
La sécurité ne doit jamais être au détriment de l’expérience utilisateur. Une dataroom efficace doit pouvoir être utilisée sans formation, même par des intervenants extérieurs à votre organisation.
En ce sens, regardez si l’interface est claire, fluide, et accessible via un simple navigateur web, sans avoir à installer un logiciel ou créer un compte complexe. Cela garantit une adoption rapide et un gain de temps précieux dans les projets sensibles.
5. Des fonctionnalités adaptées à vos cas d’usage
Chaque organisation a ses propres besoins : audits internes, appels d’offres, fusions-acquisitions, gestion RH, projets d’innovation…
Assurez-vous de choisir une dataroom qui propose des fonctionnalités directement utiles dans votre contexte, comme :
- la signature électronique,
- les commentaires et annotations sur les documents,
- le tatouage de fichiers,
- le versioning,
- ou encore le journal d’activité exportable pour les audits.
Une solution trop générique ou trop rigide limitera votre efficacité.
6. Des garanties contractuelles et un support réactif
En outre de l’aspect technique, privilégiez un éditeur qui vous apporte un vrai engagement contractuel : disponibilité du service, maintenance, accompagnement à la mise en place, support client basé en France.
Une dataroom est souvent utilisée dans des moments critiques : opérations de cession, contrôle fiscal, audit surprise… Le moindre problème de disponibilité peut avoir des conséquences sérieuses. Il est donc essentiel de pouvoir compter sur un partenaire fiable et accessible.
7. Choisir une dataroom avec un modèle tarifaire transparent
Certaines solutions facturent chaque utilisateur supplémentaire, chaque action, ou encore chaque Go de stockage dépassé. Par conséquent, cela peut rapidement faire grimper la facture.
Recherchez une offre claire, lisible et sans frais cachés, qui vous permette de maîtriser votre budget dès le départ. Une grille tarifaire simple est donc souvent le signe d’un éditeur transparent sur ses engagements.
Chez NetExplorer, l’offre dataroom démarre à 590 € HT / mois, avec 10 utilisateurs, utilisateurs externes illimités, 1 To de stockage, signature électronique et tatouage inclus.
Si vous hésitez encore entre une dataroom spécialisée et une solution cloud plus généraliste, lisez notre article dédié Dataroom souveraine vs cloud classique : on y décortique les vraies différences.
Les bonnes questions à se poser pour choisir une dataroom
Également, avant de choisir une dataroom, prenez le temps d’évaluer :
- Vos besoins réels : volume de documents, type d’utilisateurs, niveau de sensibilité
- Les exigences réglementaires qui s’appliquent à vous (RGPD, HDS, ISO…)
- Le niveau d’accompagnement attendu, et les garanties proposées
Pour conclure, une dataroom est bien plus qu’un outil technique : c’est un espace de confiance, qui engage votre image, vos données, et parfois vos décisions stratégiques.
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