L’essor de l’utilisation des solutions informatiques dans le cadre de l’amélioration des performances de l’entreprise donne naissance à des pratiques professionnelles potentiellement dangereuses pour la sécurité des systèmes d’information de l’organisation. Parmi elles, figure en très bonne place le Shadow IT. Ce terme désigne l’ensemble des appareils, logiciels et services informatiques utilisés pour le travail au sein de l’entreprise, mais qui n’ont pas reçu l’approbation de la direction des systèmes d’information de la structure concernée. Quels sont les risques pour l’entreprise ? Quelles solutions pour éviter ces risques à la sécurité des données ? NetExplorer, fournisseur de solutions numériques de travail sécurisées, vous en dit plus.

Shadow IT : les risques de cette pratique pour l’organisation

Même si dans la plupart des cas, l’intention des salariés n’est pas mauvaise (ils recherchent des outils adaptés aux besoins et contraintes métiers pour réussir convenablement les missions assignées), ces derniers exposent l’entreprise et ses actifs à plusieurs risques de sécurité. Si leur usage n’est pas contrôlé, réseaux sociaux, plateformes de streaming, BYOD (usage d’équipements personnels pour des tâches professionnelles), applications cloud, moteurs de recherches, messageries personnelles, tableurs peuvent être à l’origine d’attaques de virus informatiques à l’encontre de l’organisation.

Étant donné que ces software et hardware sont méconnus de la DSI, leur appliquer des mesures de sécurité garantissant une protection efficace des données devient en effet difficile, voire impossible. Le Shadow IT augmente également considérablement les risques de fuite de données sensibles sur le fonctionnement de l’entreprise, mais aussi la vie privée des salariés et dirigeants.

Par exemple, l’utilisation des outils de partage de documents grand public peut entraîner une exfiltration importante de données en cas d’erreur d’envoi de la part d’un salarié. De plus, le Shadow IT peut être à l’origine d’une mauvaise intégration technique du système d’information natif, entraînant ainsi une mauvaise circulation de l’information ou encore une perte d’information. Le responsable IT a du mal à évaluer objectivement les mises à niveau à réaliser pour faire évoluer le système intégré d’information, car certaines applications sont inconnues.

Cela peut créer des conflits de protocoles de réseaux ou d’applications, engendrer des silos de données, créer des doublons ou encore affecter la bande passante de l’organisation. Enfin, le manque de visibilité sur les outils informatiques et le flux de données associé ne permet pas à l’entreprise de pleinement se conformer à la réglementation européenne de référence, le RGPD.

Shadow IT : quelques solutions pour éviter les risques à la sécurité

En fonction de la culture d’entreprise et de la charte informatique de la société, il est possible de dégager, avec les utilisateurs concernés, des voies et moyens pour réduire considérablement les effets pervers du Shadow IT.

La sensibilisation du personnel

Les collaborateurs doivent tout connaître des dangers pour l’entreprise et ses actifs en ce qui concerne cette pratique professionnelle. Ils doivent également être informés sur les règles et procédures à respecter en matière de sécurité des systèmes d’information. Il ne faut pas hésiter à former les collaborateurs par rapport à l’utilisation des solutions numériques retenues et approuvées par la DSI. En ayant une bonne prise en main et une excellente compréhension des logiciels et appareils mis à leur disposition, ils seront moins enclins à se tourner vers des outils extérieurs potentiellement dangereux.

Adapter la fourniture de solutions informatiques aux besoins réels de l’organisation

Le département IT doit pratiquer une écoute active et être réactif face aux besoins en matière de technologies de communication et d’information exprimés au sein de chaque filière métier. Le but est de garantir une meilleure intégration des outils métiers entre eux en adoptant une démarche de développement informatique participatif et évolutif.

Chaque salarié ou dirigeant doit pouvoir facilement faire part de ses besoins spécifiques à la DSI, qui à son tour se charge de fournir dans les meilleurs délais des solutions adéquates aux utilisateurs concernés. Pour les salariés utilisant déjà des outils associés au Shadow IT, on pourra proposer des alternatives conformes RGPD pour continuer en toute sécurité le travail. Le responsable IT doit également être dans l’anticipation, recherchant constamment les dernières solutions modernes de travail à mettre en place pour optimiser la réalisation des opérations métier.

Choisir un outil collaboratif de travail complet comme NetExplorer

Pour éliminer les dangers liés à la pratique du Shadow IT en entreprise, la solution idéale est l’adoption d’une plateforme collaborative qui centralise et sécurise le flux des données inhérent à l’activité de l’entreprise. Ce type de technologie nativement intégré propose un large éventail de fonctionnalités pour répondre à la plupart des besoins métiers. De ce fait, il devient inutile aux collaborateurs de rechercher ailleurs des outils professionnels qui pourraient remettre en cause l’intégrité du système d’information.

NetExplorer est une solution de travail collaboratif basée sur le Cloud qui simplifie au quotidien la vie des salariés dans l’accomplissement de diverses tâches. Accessible via le navigateur internet, notre plateforme centralise l’ensemble de vos documents et dossiers professionnels, peu importe leur format et leur taille. Intuitive et facile d’utilisation, elle s’intègre parfaitement avec les applications de votre choix. Il peut s’agir de CRM, d’ERP ou de suites bureautiques (Microsoft Office ou Google Doc).

Vous pourrez ainsi garder vos habitudes de travail afin de maintenir/augmenter la productivité de vos actifs. Nous vous offrons également un espace sécurisé de stockage sur le Cloud pour optimiser votre infrastructure de sauvegarde de données. Vous pourrez accéder en temps réel à toutes ces informations grâce à NetSync et à notre connecteur SharePoint qui synchronise les données depuis NetExplorer vers votre serveur interne.

De nombreuses fonctionnalités vous sont proposées : partage collaboratif de documents, ajout d’utilisateurs externes, gestion des droits d’accès aux documents, création et coédition de documents, validation et signature de documents… Parce qu’il est important de maintenir un niveau élevé de confidentialité et de sécurité dans le traitement des dossiers internes, notre plateforme permet de retracer précisément toutes les actions effectuées par chaque utilisateur. Vous pouvez personnaliser les options de partage (date d’expiration de partage, nombre de téléchargements, définition de mots de passe, etc.) pour garantir que chaque fichier ne soit ouvert que par le réel destinataire.

Vous pouvez également bénéficier d’autres mesures de sécurité pour éviter les fuites de données et les risques d’attaques cybercriminels : authentification à double facteur, multiples sauvegardes, chiffrement et analyse des ressources par un excellent antivirus, restauration de fichiers supprimés par inadvertance… Étant donné que notre infrastructure cloud est implantée en France, vous avez l’assurance que vos données sont protégées conformément aux exigences du RGPD. NetExplorer possède plusieurs certifications qui prouvent son exceptionnel niveau d’expertise en ce qui concerne la mise en place de systèmes d’information et de communication hautement sécurisés pour les professionnels.

On peut citer la Certification ISO 27001, la Certification HDS ou encore la Certification PCI DSS. Choisir notre plateforme, c’est offrir à vos équipes d’évoluer dans un écosystème de travail moderne, ergonomique, pratique et sûr. De plus, les tarifs accessibles que nous pratiquons témoignent de notre volonté de vous offrir une solution présentant un rapport qualité-prix irréprochable. N’hésitez pas à solliciter nos services pour améliorer la gestion du parc informatique de votre organisation.